Η Zoho προσφέρει πολύ μεγάλη γκάμα επιχειρησιακών εφαρμογών: CRM, λογιστική, email, εξυπηρέτηση πελατών, έργα, προσλήψεις, φόρμες, αναλύσεις και πολλές άλλες. Μπορείτε να αγοράσετε τις περισσότερες μεμονωμένα ή να αγοράσετε το Zoho One, ένα πακέτο που δίνει σε κάθε αδειοδοτημένο χρήστη πρόσβαση σε όλη τη σουίτα.
Και οι δύο δρόμοι μπορούν να λειτουργήσουν καλά. Η λάθος επιλογή όμως συνήθως φαίνεται με δύο τρόπους. Είτε πληρώνετε ένα μεγάλο πακέτο ενώ η ομάδα σας χρησιμοποιεί δύο εφαρμογές, είτε μαζεύετε ξεχωριστές συνδρομές, η καθεμία με τους δικούς της χρήστες, εκδόσεις και ημερομηνίες ανανέωσης, μέχρι που κανείς δεν ξέρει τι ακριβώς πληρώνετε. Αυτός ο οδηγός σας δείχνει πώς να αποφασίσετε, χωρίς να αναφέρει τιμές που αλλάζουν με τον χρόνο. Ελέγχετε πάντα τον τρέχοντα τιμοκατάλογο πριν δεσμευτείτε.
Ποια είναι η πραγματική διαφορά;
Με τις μεμονωμένες εφαρμογές, επιλέγετε ξεχωριστά κάθε εφαρμογή, την έκδοσή της και τον αριθμό χρηστών. Η ομάδα πωλήσεων μπορεί να έχει Zoho CRM, ο υπεύθυνος οικονομικών Zoho Books και η ομάδα υποστήριξης Zoho Desk, η καθεμία με τον δικό της αριθμό αδειών.
Με το Zoho One, αδειοδοτείτε χρήστες για τη σουίτα στο σύνολό της. Κάθε χρήστης μπορεί να δουλεύει σε όλες τις εφαρμογές που περιλαμβάνονται, και η διαχείριση γίνεται από ένα σημείο, με κοινό κατάλογο χρηστών και κεντρικούς ελέγχους. Η Zoho έχει προσφέρει το Zoho One με διαφορετικά μοντέλα χρηστών, ανάμεσά τους και ένα που προϋποθέτει άδεια για κάθε εργαζόμενο της εταιρείας, οπότε διαβάστε προσεκτικά τους τρέχοντες όρους.
Υπάρχουν επίσης μικρότερα πακέτα ενδιάμεσα, χτισμένα γύρω από ένα θέμα, όπως πωλήσεις και μάρκετινγκ. Μπορεί να είναι μια λογική μέση λύση αν οι ανάγκες σας συγκεντρώνονται σε έναν τομέα.
Πότε συνήθως έχει νόημα το Zoho One
- Χρησιμοποιείτε, ή σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε, αρκετές εφαρμογές. Αν CRM, λογιστική, εξυπηρέτηση, έργα και φόρμες είναι όλα στα σχέδιά σας, μια ενιαία άδεια είναι συχνά πιο απλή.
- Οι περισσότεροι εργαζόμενοι χρειάζονται πάνω από μία εφαρμογή. Ένας πωλητής που καταγράφει και αιτήματα υποστήριξης και παρακολουθεί έργα κερδίζει από την πρόσβαση σε όλη τη σουίτα.
- Θέλετε ένα σημείο για τη διαχείριση χρηστών. Το να προσθέτετε έναν νέο συνάδελφο ή να αφαιρείτε κάποιον που αποχωρεί μία φορά, αντί για πολλές εφαρμογές, εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τον κίνδυνο ασφαλείας.
- Περιμένετε να επεκταθείτε σε νέους τομείς. Η δοκιμή μιας νέας εφαρμογής δεν απαιτεί κάθε φορά νέα απόφαση αγοράς.
- Θέλετε οι εφαρμογές να συνεργάζονται. Πολλές συνδέσεις μεταξύ εφαρμογών Zoho στήνονται πιο εύκολα όταν όλα βρίσκονται κάτω από έναν οργανισμό.
Με λίγα λόγια, το Zoho One ανταμείβει το εύρος. Όσο περισσότερες εφαρμογές χρησιμοποιεί καθημερινά η ομάδα σας, και όσο περισσότεροι άνθρωποι τις χρησιμοποιούν, τόσο ισχυρότερο είναι το επιχείρημα για μια ενιαία άδεια σουίτας.
Πότε συνήθως έχουν νόημα οι μεμονωμένες εφαρμογές
- Βασίζεστε σε μία ή δύο βασικές εφαρμογές. Αν το Zoho CRM είναι η καρδιά της επιχείρησής σας και όλα τα υπόλοιπα τρέχουν αλλού, ένα πακέτο ίσως προσθέτει λίγα.
- Μόνο λίγοι άνθρωποι χρησιμοποιούν Zoho. Αν οι περισσότεροι στην ομάδα δεν συνδέονται ποτέ, η αδειοδότηση όλων σπάνια έχει νόημα.
- Χρειάζεστε μια συγκεκριμένη έκδοση. Κάποιες επιχειρήσεις χρειάζονται τις προχωρημένες λειτουργίες της ανώτερης έκδοσης μιας εφαρμογής. Η αγορά αυτής της εφαρμογής μεμονωμένα μπορεί να ταιριάζει καλύτερα από ένα πακέτο.
- Χρησιμοποιείτε ήδη άλλα εργαλεία που σας ικανοποιούν. Αν η λογιστική ή το email σας βρίσκονται αλλού και λειτουργούν καλά, δεν χρειάζεται να αλλάξετε μόνο επειδή ένα πακέτο περιλαμβάνει εναλλακτική.
Το να ξεκινήσετε μικρά δεν είναι αδιέξοδο. Πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν με μία εφαρμογή, τη στήνουν σωστά και μόνο τότε εξετάζουν αν μια ευρύτερη άδεια θα άξιζε.
Ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε πριν αποφασίσετε
Πριν κοιτάξετε τιμές, γράψτε τις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις. Συνήθως κάνουν την απόφαση προφανή.
- Ποιες εφαρμογές Zoho χρησιμοποιούμε σήμερα και ποιες σκοπεύουμε ρεαλιστικά να χρησιμοποιήσουμε τον επόμενο χρόνο;
- Ποιος χρειάζεται πρόσβαση σε ποια εφαρμογή και πόσοι δεν χρειάζονται καθόλου Zoho;
- Σε ποιες λειτουργίες βασιζόμαστε και ποια έκδοση κάθε εφαρμογής τις παρέχει;
- Συνεργαζόμαστε με εξωτερικούς συνεργάτες ή εργαζόμενους μερικής απασχόλησης που χρειάζονται περιορισμένη πρόσβαση;
- Πότε ανανεώνονται οι τρέχουσες συνδρομές μας και πληρώνεται κάποια ετησίως;
- Ποιος θα διαχειρίζεται χρήστες, δικαιώματα και ρυθμίσεις ασφαλείας μόλις στηθούν όλα;
Με αυτές τις απαντήσεις, συγκρίνετε τις δύο επιλογές δίπλα δίπλα με βάση τις τρέχουσες τιμές της Zoho για τον ακριβή αριθμό χρηστών και τις εκδόσεις σας. Υπολογίστε και τον χρόνο που ξοδεύει η ομάδα σας στη διαχείριση αδειών, όχι μόνο τη συνδρομή.
Λάθη που πρέπει να αποφύγετε
- Πληρωμή για ανθρώπους που έχουν φύγει. Οι άδειες συχνά συνεχίζουν να χρεώνονται μετά από μια αποχώρηση. Εντάξτε την αφαίρεση χρηστών στη διαδικασία αποχώρησης.
- Αγορά της ανώτερης έκδοσης εξ ορισμού. Οι ανώτερες εκδόσεις προσθέτουν λειτουργίες, αλλά πολλές μικρές ομάδες δεν τις χρησιμοποιούν ποτέ. Ξεκινήστε με ό,τι χρειάζεστε και αναβαθμίστε όταν υπάρχει σαφής λόγος.
- Η υπόθεση ότι το πακέτο τα περιλαμβάνει όλα. Ελέγξτε ποια έκδοση κάθε εφαρμογής περιλαμβάνει το Zoho One και αν κάποια πρόσθετα χρεώνονται ξεχωριστά.
- Αλλαγή στη μέση ενός συμβολαίου. Η αλλαγή πλάνου πριν από μια ετήσια ανανέωση μπορεί να σημαίνει διπλή πληρωμή για ένα διάστημα. Σχεδιάστε τη μετάβαση γύρω από τις ημερομηνίες ανανέωσης.
- Άδειες χωρίς σχέδιο. Η πρόσβαση σε πολλές εφαρμογές δεν σημαίνει ότι είναι σωστά ρυθμισμένες. Εφαρμογές αχρησιμοποίητες ή μισοστημένες προσθέτουν σύγχυση, όχι αξία.
Το συμπέρασμα
Δεν υπάρχει μία σωστή απάντηση. Το Zoho One ταιριάζει σε επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν αρκετές εφαρμογές σε μεγάλο μέρος της ομάδας και θέλουν ένα σημείο διαχείρισης για όλα. Οι μεμονωμένες εφαρμογές ταιριάζουν σε επιχειρήσεις χτισμένες γύρω από ένα ή δύο βασικά εργαλεία ή με λίγους χρήστες Zoho. Βασίστε την απόφαση στον τρόπο που πραγματικά δουλεύει η ομάδα σας, ελέγξτε τους τρέχοντες όρους και επανεξετάζετε τακτικά τις άδειές σας.
Αν θέλετε μια ανεξάρτητη ματιά στο σύστημά σας, οι συμβουλές για άδειες Zoho που προσφέρουμε εξετάζουν τι χρησιμοποιείτε σήμερα, τι πληρώνετε και ποιος συνδυασμός αδειών ταιριάζει στον τρόπο που λειτουργεί η επιχείρησή σας.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το Zoho One πάντα φθηνότερο από τις μεμονωμένες εφαρμογές;
Όχι πάντα. Εξαρτάται από το πόσες εφαρμογές χρησιμοποιείτε πραγματικά, πόσοι άνθρωποι τις χρειάζονται και ποιες εκδόσεις απαιτείτε. Συγκρίνετε τις δύο επιλογές με τους πραγματικούς σας χρήστες και εφαρμογές, με βάση τον τρέχοντα τιμοκατάλογο της Zoho, αντί να υποθέσετε ότι το πακέτο είναι η καλύτερη συμφωνία.
Μπορούμε να περάσουμε αργότερα από μεμονωμένες εφαρμογές στο Zoho One;
Ναι, πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν με μία ή δύο εφαρμογές και περνούν στο Zoho One καθώς μεγαλώνουν. Τα δεδομένα σας μένουν στις ίδιες εφαρμογές, αλλά ελέγξτε τον χρόνο της αλλαγής σε σχέση με τις τρέχουσες συνδρομές και τις ημερομηνίες ανανέωσης, και σχεδιάστε τη μετάβαση αντί να την κάνετε στη μέση ενός έργου.
Περιλαμβάνει το Zoho One κάθε λειτουργία κάθε εφαρμογής;
Το Zoho One δίνει πρόσβαση σε πολλές εφαρμογές, αλλά πρέπει να ελέγξετε ποια έκδοση κάθε εφαρμογής περιλαμβάνεται και ποια όρια ισχύουν. Αν βασίζεστε σε μια συγκεκριμένη προχωρημένη λειτουργία, επιβεβαιώστε ότι καλύπτεται πριν αποφασίσετε.
Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχουμε τις άδειες Zoho;
Τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και πριν από κάθε ανανέωση. Ελέγξτε τις και όταν η ομάδα σας αλλάζει σημαντικά, για παράδειγμα μετά από προσλήψεις, αναδιοργάνωση ή αποχωρήσεις, ώστε να μην πληρώνετε για χρήστες ή εφαρμογές που κανείς δεν χρειάζεται.