Προσαρμογή του Zoho ή αγορά άλλου εργαλείου; Πώς να αποφασίσετε

Αργά ή γρήγορα, κάθε επιχείρηση που δουλεύει με Zoho βρίσκεται μπροστά στο ίδιο ερώτημα. Μια ομάδα χρειάζεται κάτι που η τρέχουσα εγκατάσταση δεν κάνει: μια ροή κρατήσεων, ένα βήμα προσφορών, μια πύλη πελατών, μια καλύτερη αναφορά. Κάποιος βρίσκει μια εξειδικευμένη εφαρμογή που το κάνει έτοιμο, με δωρεάν δοκιμή και ένα προσεγμένο demo. Κάποιος άλλος λέει ότι το Zoho μάλλον μπορεί να το κάνει με λίγη δουλειά. Ποιος έχει δίκιο;

Δεν υπάρχει μία απάντηση, υπάρχει όμως ένας λογικός τρόπος να αποφασίσετε. Αυτός ο οδηγός εξετάζει τα τρία πράγματα που μετράνε περισσότερο: πόσο ταιριάζει κάθε επιλογή στον τρόπο που δουλεύετε, πόσο κοστίζει πραγματικά με τον χρόνο, και τι συμβαίνει στα δεδομένα σας όταν ζουν σε ένα σημείο ακόμη.

Ξεκινήστε από την εργασία, όχι από το εργαλείο

Πριν συγκρίνετε επιλογές, γράψτε την εργασία με απλά λόγια. Όχι «χρειαζόμαστε εργαλείο διαχείρισης έργων», αλλά «όταν κλείνει μια συμφωνία, η ομάδα υλοποίησης χρειάζεται το εύρος, τις επαφές και την προθεσμία χωρίς να τα ζητά από τις πωλήσεις». Μια σαφής περιγραφή σάς προστατεύει από λειτουργίες που δεν χρειάζεστε και συχνά δείχνει ότι το τρέχον σύστημά σας είναι πιο κοντά στη λύση απ’ ό,τι φαίνεται.

Σημειώστε στη συνέχεια ποιος κάνει την εργασία, πόσο συχνά και ποιες πληροφορίες χρειάζεται πριν και μετά. Αν η απάντηση αφορά δεδομένα που ήδη κρατάτε στο Zoho, όπως επαφές, συμφωνίες, τιμολόγια ή αιτήματα υποστήριξης, αυτό είναι ισχυρή ένδειξη για το πού πρέπει να γίνεται η δουλειά.

Ελέγξτε ειλικρινά την καταλληλότητα

Το Zoho είναι ευρύ. Οι εφαρμογές του μοιράζονται χρήστες, δεδομένα και αυτοματισμούς, και οι περισσότερες επεκτείνονται με προσαρμοσμένα πεδία, διατάξεις, ροές εργασιών, blueprints και scripts. Αυτό το εύρος είναι πλεονέκτημα, αλλά μπορεί να σας δελεάσει να λυγίσετε ένα σύστημα σε κάτι που δεν σχεδιάστηκε ποτέ να είναι. Το εξειδικευμένο εργαλείο έχει τον αντίθετο κίνδυνο: κάνει ένα πράγμα πολύ καλά και περιμένει από την υπόλοιπη επιχείρηση να προσαρμοστεί γύρω του.

Κάντε αυτές τις ερωτήσεις και για τις δύο επιλογές:

• Ταιριάζει στον τρόπο που πραγματικά δουλεύουμε; Ή θα χρειαστούν παρακάμψεις, υπολογιστικά φύλλα και αντιγραφή-επικόλληση για να καλυφθούν τα κενά;
• Η εργασία είναι βασική ή εξειδικευμένη; Οι καθημερινές εργασίες πωλήσεων, εξυπηρέτησης και οικονομικών ταιριάζουν συνήθως σε ένα καλά ρυθμισμένο Zoho. Πολύ εξειδικευμένες εργασίες, όπως ιατρικοί φάκελοι ή κλαδικό λογισμικό σχεδίασης, μπορεί να δικαιολογούν δικό τους εργαλείο.
• Ποιος θα το συντηρεί; Μια προσαρμογή που την καταλαβαίνει μόνο ένας άνθρωπος είναι ρίσκο. Το ίδιο και μια εφαρμογή που δεν ανήκει σε κανέναν όταν φύγει αυτός που την επέλεξε.
• Πόσο συχνά θα αλλάζει; Αν η διαδικασία σας αλλάζει κάθε λίγους μήνες, θέλετε κάτι που η ομάδα ή ο συνεργάτης σας μπορεί να προσαρμόσει γρήγορα.

Ένα χρήσιμο τεστ είναι να σχεδιάσετε τη διαδικασία δύο φορές: μία μέσα στο Zoho και μία με το νέο εργαλείο. Σημειώστε κάθε σημείο όπου κάποιος πρέπει να ξαναπεράσει δεδομένα ή να αλλάξει οθόνη. Η εκδοχή με τις λιγότερες μεταβιβάσεις είναι συνήθως η καταλληλότερη.

Υπολογίστε το συνολικό κόστος κατοχής

Η μηνιαία συνδρομή είναι το μικρότερο μέρος των περισσότερων αποφάσεων. Το πραγματικό κόστος ενός εργαλείου φαίνεται με τον χρόνο, και είναι εύκολο να υποτιμηθεί και από τις δύο πλευρές.

Για ένα νέο εργαλείο, προσθέστε:

• Συνδρομές για όλους όσοι θα χρειαστούν πρόσβαση, όχι μόνο για την πρώτη ομάδα.
• Εγκατάσταση, εκπαίδευση και τον χρόνο που χάνουν οι άνθρωποι μαθαίνοντας και εναλλάσσοντας δύο συστήματα.
• Τη σύνδεση που το κρατά συγχρονισμένο με το Zoho, και το κόστος να διορθώνεται όταν αλλάζει κάποια από τις δύο πλευρές.
• Διαχείριση: χρήστες, ρυθμίσεις ασφαλείας, ανανεώσεις και αξιολόγηση προμηθευτών.
• Το κόστος αποχώρησης αργότερα, μαζί με την εξαγωγή δεδομένων και την επανεκπαίδευση της ομάδας.

Για μια προσαρμογή του Zoho, προσθέστε:

• Τον σχεδιασμό και την υλοποίηση, με εύρος και προσφορά πριν ξεκινήσει οτιδήποτε.
• Τυχόν επιπλέον άδειες ή άλλο πακέτο, αν το απαιτεί η δουλειά.
• Τη συνεχή συντήρηση καθώς εξελίσσεται η διαδικασία σας.
• Χρόνο δοκιμών, ώστε οι νέες αλλαγές να μη χαλάνε ό,τι ήδη λειτουργεί.

Αξίζει επίσης να ελέγξετε τι έχετε ήδη. Πολλές επιχειρήσεις πληρώνουν άδειες για εφαρμογές του Zoho που δεν έχουν στήσει ποτέ, ή έχουν πακέτο που ήδη περιλαμβάνει τη δυνατότητα που ετοιμάζονται να αγοράσουν αλλού. Ένας έλεγχος αδειών μπορεί να μετατρέψει την απόφαση «αγοράζουμε» σε «ρυθμίζουμε ό,τι ήδη έχουμε».

Κρατήστε τα δεδομένα σας σε ένα σημείο

Κάθε επιπλέον σύστημα δημιουργεί ένα νέο αντίγραφο μέρους των δεδομένων των πελατών σας. Αυτό έχει συνέπειες που σπάνια κοστολογούνται.

Οι αναφορές δυσκολεύουν. Αν οι πωλήσεις βρίσκονται σε ένα σημείο και η υλοποίηση σε άλλο, μια απλή ερώτηση όπως «ποιοι πελάτες είναι οι πιο κερδοφόροι;» απαιτεί εξαγωγή, ένα υπολογιστικό φύλλο και το απόγευμα κάποιου συναδέλφου.

Οι εγγραφές αποκλίνουν. Ένα τηλέφωνο που ενημερώθηκε στο ένα σύστημα και όχι στο άλλο είναι μικρό πρόβλημα. Ένα ακυρωμένο συμβόλαιο που εμφανίζεται ακόμη ενεργό είναι μεγαλύτερο.

Η πρόσβαση και η ιδιωτικότητα πολλαπλασιάζονται. Κάθε εργαλείο έχει δικούς του χρήστες, δικαιώματα και όρους επεξεργασίας δεδομένων. Περισσότερα αντίγραφα σημαίνουν περισσότερα σημεία προς ασφάλιση, περισσότερους λογαριασμούς να κλείσουν όταν φεύγει κάποιος και περισσότερη δουλειά όταν ένας πελάτης ρωτά τι στοιχεία του κρατάτε.

Η AI δουλεύει καλύτερα με πλήρη δεδομένα. Οι βοηθοί και οι αυτοματισμοί είναι τόσο καλοί όσο οι εγγραφές που βλέπουν. Σκόρπια δεδομένα σημαίνουν μισές απαντήσεις.

Τίποτα από αυτά δεν αποκλείει ένα δεύτερο εργαλείο. Σημαίνει ότι η διασύνδεση είναι μέρος της απόφασης, όχι κάτι για αργότερα. Αν δεν μπορείτε να περιγράψετε ακριβώς ποια δεδομένα πηγαίνουν πού και ποιος το διορθώνει όταν χαλάσει, δεν είστε έτοιμοι να αγοράσετε.

Πότε η σωστή απάντηση είναι άλλο εργαλείο

Η προσαρμογή του Zoho δεν είναι πάντα η σωστή επιλογή. Ένα εξειδικευμένο εργαλείο συχνά έχει νόημα όταν:

• Η εργασία είναι ρυθμιζόμενη ή πολύ εξειδικευμένη, και το εργαλείο έχει λειτουργίες που δεν θα είχε νόημα να ξαναφτιάξετε.
• Το χρησιμοποιεί μόνο μια μικρή ομάδα και σχεδόν δεν αγγίζει δεδομένα πελατών ή οικονομικά.
• Η προσαρμογή θα ήταν μεγάλη, εύθραυστη και δύσκολη στη συντήρηση για οποιονδήποτε εκτός από αυτόν που την έφτιαξε.
• Υπάρχει ήδη δοκιμασμένη, καλά συντηρημένη σύνδεση με το Zoho, ώστε τα δεδομένα να μένουν συγχρονισμένα χωρίς ειδική ανάπτυξη.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, αγοράστε το εργαλείο, συνδέστε το σωστά και αποφασίστε ποιο σύστημα κρατά την κύρια εγγραφή για κάθε είδος δεδομένων.

Ένας απλός τρόπος να αποφασίσετε

Γράψτε την εργασία. Σχεδιάστε και τις δύο εκδοχές της διαδικασίας. Υπολογίστε το συνολικό κόστος για μερικά χρόνια, όχι για μερικούς μήνες. Αποφασίστε πού θα ζουν τα δεδομένα και πώς θα μένουν ακριβή. Αν το Zoho μπορεί να κάνει καλά τη δουλειά με λογική προσπάθεια, συνήθως κερδίζει η επιλογή να μείνουν όλα σε ένα σημείο. Αν όχι, διαλέξτε ένα εργαλείο που συνδέεται καθαρά και αντιμετωπίστε τη σύνδεση ως μέρος του έργου.

Αν θέλετε μια δεύτερη γνώμη, η ομάδα μας μπορεί να δει τι ήδη έχετε και τι χρειάζεται πραγματικά η εργασία, από τις άδειες μέχρι την προσαρμογή του Zoho. Και όταν ένα ξεχωριστό εργαλείο είναι η καλύτερη απάντηση, μπορούμε να βοηθήσουμε στη σύνδεση των επιχειρησιακών σας συστημάτων, ώστε τα δεδομένα σας να μένουν σε μία εικόνα.

Συχνές ερωτήσεις