Zoho מציעה מגוון רחב מאוד של אפליקציות עסקיות: CRM, הנהלת חשבונות, מייל, מוקד שירות, ניהול פרויקטים, גיוס, טפסים, אנליטיקה ועוד הרבה. את רובן אפשר לקנות בנפרד, ואפשר לקנות את Zoho One, חבילה שנותנת לכל משתמש עם רישיון גישה לכל החבילה.
שתי הדרכים יכולות לעבוד טוב. אבל בחירה לא נכונה מתגלה בדרך כלל באחת משתי צורות. או שאתם משלמים על חבילה גדולה בזמן שהצוות משתמש בשתי אפליקציות, או שאתם צוברים מינויים נפרדים, לכל אחד משתמשים, גרסאות ומועדי חידוש משלו, עד שאף אחד כבר לא בטוח על מה בדיוק משלמים. המדריך הזה מראה איך להחליט, בלי לציין מחירים שמשתנים עם הזמן. תמיד בדקו את המחירון העדכני לפני שאתם מתחייבים.
מה ההבדל האמיתי?
באפליקציות נפרדות בוחרים כל אפליקציה, את הגרסה שלה ואת מספר המשתמשים בנפרד. לצוות המכירות יכול להיות Zoho CRM, לאחראית הכספים Zoho Books ולצוות התמיכה Zoho Desk, כל אחד עם מספר רישיונות משלו.
בZoho One נותנים רישיון למשתמשים על החבילה כולה. כל משתמש יכול לעבוד בכל האפליקציות הכלולות, והניהול נעשה ממקום אחד, עם ספריית משתמשים משותפת והגדרות מרכזיות. Zoho הציעה את Zoho One במודלים שונים של משתמשים, כולל מודל שמחייב רישיון לכל עובד בחברה, אז קראו את התנאים העדכניים בעיון.
יש גם חבילות קטנות יותר באמצע, שבנויות סביב נושא אחד, כמו מכירות ושיווק. הן יכולות להיות דרך ביניים הגיונית אם הצרכים שלכם מרוכזים בתחום אחד.
מתי Zoho One בדרך כלל משתלם
- אתם משתמשים, או מתכננים להשתמש, בכמה אפליקציות. אם CRM, הנהלת חשבונות, מוקד שירות, פרויקטים וטפסים כולם בתוכניות, רישיון אחד הוא לרוב פשוט יותר.
- רוב העובדים צריכים יותר מאפליקציה אחת. איש מכירות שגם פותח פניות שירות וגם עוקב אחרי פרויקטים מרוויח מגישה לכל החבילה.
- אתם רוצים מקום אחד לניהול משתמשים. להוסיף עובד חדש או להסיר עובד שעוזב פעם אחת, במקום בכמה אפליקציות, חוסך זמן ומקטין סיכוני אבטחה.
- אתם מצפים להתרחב לתחומים חדשים. כדי לנסות אפליקציה חדשה לא צריך בכל פעם החלטת רכישה חדשה.
- אתם רוצים שהאפליקציות יעבדו יחד. הרבה חיבורים בין אפליקציות Zoho קלים יותר להקמה כשהכול יושב תחת ארגון אחד.
בקיצור, Zoho One מתגמל רוחב. ככל שהצוות משתמש ביותר אפליקציות ביום-יום, וככל שיותר אנשים משתמשים בהן, כך הטיעון לרישיון חבילה אחד חזק יותר.
מתי אפליקציות נפרדות בדרך כלל משתלמות
- אתם נשענים על אפליקציה מרכזית אחת או שתיים. אם Zoho CRM הוא הלב של העסק וכל השאר רץ במקום אחר, חבילה עשויה להוסיף מעט.
- רק מעט אנשים משתמשים ב-Zoho בכלל. אם רוב הצוות אף פעם לא מתחבר, לתת רישיון לכולם כמעט אף פעם לא הגיוני.
- אתם צריכים גרסה מסוימת. יש עסקים שצריכים את היכולות המתקדמות של הגרסה הגבוהה של אפליקציה מסוימת. רכישה של האפליקציה הזו בנפרד יכולה להתאים יותר מחבילה.
- אתם כבר משתמשים בכלים אחרים ומרוצים מהם. אם הנהלת החשבונות או המייל שלכם נמצאים במקום אחר ועובדים טוב, אין צורך לעבור רק כי החבילה כוללת חלופה.
להתחיל בקטן זה לא מבוי סתום. הרבה עסקים מתחילים עם אפליקציה אחת, מקימים אותה כמו שצריך ורק אז בודקים אם רישיון רחב יותר ישתלם.
שאלות שכדאי לענות עליהן לפני ההחלטה
לפני שמסתכלים על מחירים, כתבו את התשובות לשאלות האלה. בדרך כלל הן הופכות את ההחלטה לברורה.
- באילו אפליקציות Zoho אנחנו משתמשים היום, ובאילו אנחנו באמת מתכננים להשתמש בשנה הקרובה?
- מי צריך גישה לאיזו אפליקציה, וכמה אנשים בכלל לא צריכים Zoho?
- באילו יכולות אנחנו תלויים, ואיזו גרסה של כל אפליקציה מספקת אותן?
- האם אנחנו עובדים עם פרילנסרים או עובדים במשרה חלקית שצריכים גישה מוגבלת?
- מתי מתחדשים המינויים הנוכחיים שלנו, והאם חלק מהם משולמים שנתית?
- מי ינהל משתמשים, הרשאות והגדרות אבטחה אחרי שהכול יוקם?
עם התשובות האלה, השוו בין שתי האפשרויות זו לצד זו לפי המחירים העדכניים של Zoho, למספר המשתמשים ולגרסאות המדויקים שלכם. קחו בחשבון גם את הזמן שהצוות משקיע בניהול רישיונות, לא רק את המינוי עצמו.
טעויות שכדאי להימנע מהן
- תשלום על אנשים שכבר עזבו. רישיונות ממשיכים לרוב לרוץ גם אחרי שמישהו עוזב. הפכו את הסרת המשתמש לחלק קבוע מתהליך העזיבה.
- קנייה של הגרסה הגבוהה כברירת מחדל. גרסאות גבוהות מוסיפות יכולות, אבל הרבה צוותים קטנים אף פעם לא משתמשים בהן. התחילו במה שצריך ושדרגו כשיש סיבה ברורה.
- הנחה שהחבילה כוללת הכול. בדקו איזו גרסה של כל אפליקציה כלולה ב-Zoho One והאם תוספים מסוימים מחויבים בנפרד.
- מעבר באמצע חוזה. שינוי תוכנית לפני חידוש שנתי עלול לגרום לתשלום כפול על תקופה מסוימת. תכננו את המעבר סביב מועדי החידוש.
- רישיונות בלי תוכנית. גישה להרבה אפליקציות לא אומרת שהן מוגדרות נכון. אפליקציות שלא בשימוש או שהוקמו רק בחצי מוסיפות בלבול, לא ערך.
השורה התחתונה
אין תשובה נכונה אחת. Zoho One מתאים לעסקים שמשתמשים בכמה אפליקציות ברוב הצוות ורוצים מקום אחד לנהל בו הכול. אפליקציות נפרדות מתאימות לעסקים שבנויים סביב כלי מרכזי אחד או שניים, או שיש להם רק מעט משתמשי Zoho. בססו את ההחלטה על הדרך שבה הצוות באמת עובד, בדקו את התנאים העדכניים וחזרו לבדוק את הרישיונות באופן קבוע.
אם תרצו מבט בלתי תלוי על המערכת שלכם, שירות ייעוץ רישוי Zoho שלנו בודק במה אתם משתמשים היום, על מה אתם משלמים ואיזה שילוב רישיונות מתאים לדרך שבה העסק שלכם עובד.
שאלות נפוצות
האם Zoho One תמיד זול יותר מאפליקציות נפרדות?
לא תמיד. זה תלוי בכמה אפליקציות אתם באמת משתמשים, בכמה אנשים צריכים אותן ובאילו גרסאות אתם צריכים. השוו בין שתי האפשרויות לפי המשתמשים והאפליקציות האמיתיים שלכם, על בסיס המחירון העדכני של Zoho, במקום להניח שהחבילה היא העסקה הטובה יותר.
אפשר לעבור מאפליקציות נפרדות ל-Zoho One בהמשך?
כן, הרבה עסקים מתחילים עם אפליקציה אחת או שתיים ועוברים ל-Zoho One כשהם גדלים. הנתונים נשארים באותן אפליקציות, אבל בדקו את התזמון מול המינויים הקיימים ומועדי החידוש, ותכננו את המעבר במקום לבצע אותו באמצע פרויקט.
האם Zoho One כולל כל יכולת של כל אפליקציה?
Zoho One נותן גישה למגוון רחב של אפליקציות, אבל כדאי לבדוק איזו גרסה של כל אפליקציה כלולה ואילו מגבלות חלות. אם אתם תלויים ביכולת מתקדמת מסוימת, ודאו שהיא מכוסה לפני שאתם מחליטים.
כל כמה זמן כדאי לבדוק את רישיונות ה-Zoho?
לפחות פעם בשנה ולפני כל חידוש. כדאי לבדוק גם כשהצוות משתנה משמעותית, למשל אחרי גיוסים, ארגון מחדש או עזיבות, כדי שלא תשלמו על משתמשים או אפליקציות שאף אחד לא צריך.