Zoho bietet eine sehr breite Palette an Geschäftsanwendungen: CRM, Buchhaltung, E-Mail, Helpdesk, Projekte, Recruiting, Formulare, Analysen und vieles mehr. Die meisten davon können Sie einzeln kaufen, oder Sie entscheiden sich für Zoho One, ein Paket, das jedem lizenzierten Nutzer Zugang zur gesamten Suite gibt.
Beide Wege können gut funktionieren. Eine falsche Wahl zeigt sich aber meist auf eine von zwei Arten. Entweder zahlen Sie für ein großes Paket, während Ihr Team zwei Apps nutzt, oder Sie sammeln einzelne Abonnements mit jeweils eigenen Nutzern, Editionen und Verlängerungsterminen, bis niemand mehr weiß, wofür Sie eigentlich zahlen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie entscheiden, ohne Preise zu nennen, die sich mit der Zeit ändern. Prüfen Sie vor jeder Zusage die aktuelle Preisliste.
Was ist der eigentliche Unterschied?
Bei einzelnen Apps wählen Sie jede App, ihre Edition und die Zahl der Nutzer separat. Ihr Vertrieb hat vielleicht Zoho CRM, Ihre Buchhaltung Zoho Books und Ihr Support Zoho Desk, jeweils mit eigener Lizenzanzahl.
Bei Zoho One lizenzieren Sie Nutzer für die Suite als Ganzes. Jeder Nutzer kann mit allen enthaltenen Apps arbeiten, und die Verwaltung erfolgt an einer Stelle, mit gemeinsamem Benutzerverzeichnis und zentralen Einstellungen. Zoho hat Zoho One mit unterschiedlichen Nutzermodellen angeboten, darunter eines, bei dem jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter des Unternehmens lizenziert werden muss. Lesen Sie die aktuellen Bedingungen daher genau.
Dazwischen gibt es kleinere Pakete rund um ein Thema, etwa Vertrieb und Marketing. Sie können ein sinnvoller Mittelweg sein, wenn sich Ihr Bedarf auf einen Bereich konzentriert.
Wann Zoho One meist sinnvoll ist
- Sie nutzen mehrere Apps oder planen es. Stehen CRM, Buchhaltung, Helpdesk, Projekte und Formulare auf Ihrem Plan, ist eine einzige Lizenz oft einfacher.
- Die meisten Mitarbeitenden brauchen mehr als eine App. Wer im Vertrieb arbeitet, aber auch Support-Tickets erfasst und Projekte verfolgt, profitiert vom Zugang zur ganzen Suite.
- Sie möchten Nutzer an einer Stelle verwalten. Neue Kolleginnen und Kollegen einmal anzulegen und Ausscheidende einmal zu entfernen, statt in mehreren Apps, spart Zeit und senkt Sicherheitsrisiken.
- Sie wollen in neue Bereiche wachsen. Eine neue App auszuprobieren erfordert nicht jedes Mal eine neue Kaufentscheidung.
- Die Apps sollen zusammenarbeiten. Viele Verbindungen zwischen Zoho-Apps lassen sich leichter einrichten, wenn alles unter einer Organisation liegt.
Kurz gesagt: Zoho One belohnt Breite. Je mehr Apps Ihr Team täglich nutzt und je mehr Personen sie verwenden, desto stärker spricht alles für eine gemeinsame Suite-Lizenz.
Wann einzelne Apps meist sinnvoll sind
- Sie setzen auf ein oder zwei Kern-Apps. Ist Zoho CRM das Herzstück Ihres Unternehmens und läuft alles andere woanders, bringt ein Paket womöglich wenig.
- Nur wenige Personen nutzen Zoho überhaupt. Wenn sich der Großteil Ihres Teams nie anmeldet, lohnt es sich selten, alle zu lizenzieren.
- Sie brauchen eine bestimmte Edition. Manche Unternehmen benötigen die erweiterten Funktionen der höheren Edition einer bestimmten App. Diese App einzeln zu kaufen, passt dann eventuell besser als ein Paket.
- Sie nutzen bereits andere Werkzeuge, mit denen Sie zufrieden sind. Läuft Ihre Buchhaltung oder Ihr E-Mail-System woanders und funktioniert gut, müssen Sie nicht wechseln, nur weil ein Paket eine Alternative enthält.
Klein anzufangen ist keine Sackgasse. Viele Unternehmen beginnen mit einer App, richten sie sauber ein und prüfen erst dann, ob sich eine umfassendere Lizenz lohnen würde.
Fragen, die Sie vor der Entscheidung klären sollten
Bevor Sie sich Preise ansehen, schreiben Sie die Antworten auf diese Fragen auf. Meist ergibt sich die Entscheidung dann von selbst.
- Welche Zoho-Apps nutzen wir heute, und welche wollen wir realistisch im nächsten Jahr einsetzen?
- Wer braucht Zugang zu welcher App, und wie viele Personen brauchen Zoho gar nicht?
- Auf welche Funktionen sind wir angewiesen, und welche Edition der jeweiligen App bietet sie?
- Arbeiten wir mit externen Kräften oder Teilzeitkräften, die nur eingeschränkten Zugang brauchen?
- Wann verlängern sich unsere laufenden Abonnements, und werden einige jährlich bezahlt?
- Wer verwaltet Nutzer, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen, sobald alles eingerichtet ist?
Mit diesen Antworten vergleichen Sie beide Varianten nebeneinander, auf Basis der aktuellen Zoho-Preise für Ihre genaue Nutzerzahl und Ihre Editionen. Berücksichtigen Sie auch die Zeit, die Ihr Team für die Lizenzverwaltung aufwendet, nicht nur das Abonnement selbst.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Für ausgeschiedene Personen zahlen. Lizenzen laufen nach einem Austritt oft weiter. Machen Sie das Entfernen von Nutzern zu einem festen Schritt beim Austritt.
- Standardmäßig die höchste Edition kaufen. Höhere Editionen bringen mehr Funktionen, doch viele kleine Teams nutzen sie nie. Beginnen Sie mit dem, was Sie brauchen, und wechseln Sie nach oben, wenn es einen klaren Grund gibt.
- Annehmen, dass das Paket alles enthält. Prüfen Sie, welche Edition jeder App in Zoho One enthalten ist und ob Zusatzmodule separat berechnet werden.
- Mitten in der Vertragslaufzeit wechseln. Ein Planwechsel vor einer jährlichen Verlängerung kann bedeuten, dass Sie einen Zeitraum doppelt bezahlen. Planen Sie den Umstieg rund um Ihre Verlängerungstermine.
- Lizenzen ohne Plan. Zugang zu vielen Apps heißt nicht, dass sie gut eingerichtet sind. Ungenutzte oder halb eingerichtete Apps stiften Verwirrung statt Nutzen.
Das Fazit
Die eine richtige Antwort gibt es nicht. Zoho One passt zu Unternehmen, die mehrere Apps in weiten Teilen des Teams nutzen und alles an einer Stelle verwalten möchten. Einzelne Apps passen zu Unternehmen, die sich auf ein oder zwei Kernwerkzeuge stützen oder nur wenige Zoho-Nutzer haben. Treffen Sie die Entscheidung danach, wie Ihr Team tatsächlich arbeitet, prüfen Sie die aktuellen Bedingungen und überprüfen Sie Ihre Lizenzen regelmäßig.
Wenn Sie einen unabhängigen Blick auf Ihre Einrichtung wünschen, prüft unsere Zoho Lizenzberatung, was Sie heute nutzen, wofür Sie zahlen und welche Lizenzkombination zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt.
Häufige Fragen
Ist Zoho One immer günstiger als einzelne Apps?
Nicht immer. Es hängt davon ab, wie viele Apps Sie tatsächlich nutzen, wie viele Personen sie brauchen und welche Editionen Sie benötigen. Vergleichen Sie beide Varianten anhand Ihrer echten Nutzer und Apps auf Basis der aktuellen Preisliste von Zoho, statt davon auszugehen, dass das Paket automatisch günstiger ist.
Können wir später von einzelnen Apps zu Zoho One wechseln?
Ja, viele Unternehmen starten mit ein oder zwei Apps und wechseln mit dem Wachstum zu Zoho One. Ihre Daten bleiben in denselben Apps, doch prüfen Sie den Zeitpunkt anhand Ihrer laufenden Abonnements und Verlängerungstermine und planen Sie den Wechsel, statt ihn mitten in einem Projekt umzusetzen.
Enthält Zoho One jede Funktion jeder App?
Zoho One bietet Zugang zu sehr vielen Apps, Sie sollten aber prüfen, welche Edition jeder App enthalten ist und welche Grenzen gelten. Wenn Sie auf eine bestimmte erweiterte Funktion angewiesen sind, klären Sie vor der Entscheidung, ob sie abgedeckt ist.
Wie oft sollten wir unsere Zoho-Lizenzen überprüfen?
Mindestens einmal im Jahr und vor jeder Verlängerung. Prüfen Sie außerdem, wenn sich Ihr Team deutlich verändert, etwa nach Einstellungen, Umstrukturierungen oder Austritten, damit Sie nicht für Nutzer oder Apps zahlen, die niemand braucht.