Οι συνδρομές Zoho σπάνια γίνονται ακριβές από τη μια μέρα στην άλλη. Μεγαλώνουν αθόρυβα. Μια θέση προστίθεται για έναν νέο συνάδελφο και δεν αφαιρείται ποτέ όταν φεύγει. Μια ανώτερη έκδοση αγοράζεται για μία λειτουργία που τελικά δεν χρησιμοποίησε κανείς. Μια δεύτερη εφαρμογή δοκιμάζεται και μένει να τρέχει. Έναν χρόνο αργότερα έρχεται η ανανέωση και κανείς δεν είναι σίγουρος σε τι χρησιμεύουν όλες οι άδειες.
Ο έλεγχος αδειών είναι ένας απλός τρόπος, χωρίς ρίσκο, να ξαναπάρετε τον έλεγχο. Δεν απαιτεί να αλλάξει ο τρόπος που δουλεύει η ομάδα σας. Σημαίνει απλώς να ελέγξετε ότι κάθε θέση, εφαρμογή και έκδοση που πληρώνετε κερδίζει τη θέση της. Ορίστε ένας πρακτικός τρόπος να το κάνετε.
Βήμα 1: Καταγράψτε όλα όσα πληρώνετε
Ξεκινήστε από τα γεγονότα. Από τις σελίδες χρέωσης και διαχείρισης του Zoho, σημειώστε κάθε συνδρομή που έχει ο οργανισμός σας: την εφαρμογή ή το πακέτο, την έκδοση, τον αριθμό αδειών, τον κύκλο χρέωσης και την ημερομηνία ανανέωσης. Αν έχετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς Zoho, για παράδειγμα κάποιον που άνοιξε πριν από χρόνια ένα τμήμα ή ένας πρώην υπάλληλος, συμπεριλάβετε και αυτούς. Οι διπλοί λογαριασμοί είναι συχνή πηγή κρυφού κόστους.
Βάλτε τα όλα σε έναν απλό πίνακα. Αυτός γίνεται η βάση για κάθε απόφαση που ακολουθεί.
Βήμα 2: Αντιστοιχίστε κάθε θέση σε πραγματικό άτομο
Στη συνέχεια, εξαγάγετε ή ελέγξτε τη λίστα χρηστών σε κάθε εφαρμογή και συγκρίνετέ τη με την τωρινή σας ομάδα. Αναζητήστε:
- Άτομα που έφυγαν αλλά έχουν ακόμη άδεια. Είναι η πιο εύκολη εξοικονόμηση.
- Γενικούς ή κοινόχρηστους λογαριασμούς, όπως «sales@» ή «admin», που καταλαμβάνουν πλήρη θέση. Ελέγξτε αν χρειάζονται ακόμη και αν θα έπρεπε να είναι επώνυμοι χρήστες.
- Διπλούς χρήστες, όπου το ίδιο άτομο έχει δύο λογαριασμούς με διαφορετικά email.
- Ανενεργούς χρήστες. Όπου η εφαρμογή δείχνει την τελευταία σύνδεση, σημειώστε όσους δεν έχουν συνδεθεί για καιρό και ρωτήστε αν χρειάζονται ακόμη πρόσβαση.
Μην αφαιρέσετε κανέναν ακόμη. Ο στόχος σε αυτό το στάδιο είναι μια σαφής λίστα θέσεων για να τη συζητήσετε με κάθε υπεύθυνο ομάδας.
Βήμα 3: Ελέγξτε την έκδοση, όχι μόνο τον αριθμό θέσεων
Το να πληρώνετε για τον σωστό αριθμό ατόμων στη λάθος έκδοση είναι εξίσου σπάταλο. Εφαρμογές όπως το Zoho CRM διατίθενται σε διάφορες εκδόσεις, και οι ανώτερες προσθέτουν λειτουργίες όπως προηγμένους αυτοματισμούς, περισσότερη προσαρμογή και βαθύτερα analytics. Αυτές έχουν αξία αν τις χρησιμοποιείτε.
Ρωτήστε κάθε ομάδα σε ποιες λειτουργίες βασίζεται κάθε εβδομάδα. Αν κανείς δεν μπορεί να κατονομάσει μια λειτουργία που υπάρχει μόνο στην τρέχουσα έκδοσή σας, ίσως μπορείτε να μεταβείτε σε χαμηλότερη. Συμβαίνει και το αντίθετο: μια ομάδα μπορεί να καταφεύγει σε παρακάμψεις και spreadsheets επειδή η λειτουργία που χρειάζεται βρίσκεται σε ανώτερη έκδοση. Μερικές φορές η σωστή κίνηση είναι να αναβαθμίσετε λίγους χρήστες και να υποβαθμίσετε τους υπόλοιπους, όπου η εφαρμογή το επιτρέπει.
Όσο είστε εδώ, ελέγξτε και τα πρόσθετα, όχι μόνο τις βασικές άδειες. Επιπλέον αποθηκευτικός χώρος, πρόσθετα modules, πιστώσεις για μηνύματα ή κλήσεις και χρήστες πύλης αγοράζονται συχνά για ένα συγκεκριμένο έργο και μένουν ενεργά πολύ μετά το τέλος του. Το καθένα μόνο του είναι μικρό, αλλά μαζί μπορεί να αποτελούν αισθητό μέρος του λογαριασμού.
Βήμα 4: Δείτε τη μεγάλη εικόνα: πακέτο ή μεμονωμένες εφαρμογές;
Πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν με μία εφαρμογή Zoho και προσθέτουν κι άλλες με τον καιρό. Κάποια στιγμή αξίζει να αναρωτηθείτε αν ένα πακέτο όπως το Zoho One ταιριάζει καλύτερα από πολλές ξεχωριστές συνδρομές, ή το αντίστροφο.
Ένα πακέτο μπορεί να έχει νόημα όταν πολλά άτομα χρησιμοποιούν αρκετές εφαρμογές σε διάφορα τμήματα. Οι ξεχωριστές συνδρομές μπορεί να είναι λογικότερες όταν οι περισσότεροι χρησιμοποιούν μόνο μία ή δύο εφαρμογές. Το Zoho One προσφέρει επίσης διαφορετικούς τρόπους αδειοδότησης, για παράδειγμα για όλους τους εργαζόμενους ή μόνο για επιλεγμένους χρήστες, οπότε διαβάστε προσεκτικά τους τρέχοντες όρους και συγκρίνετέ τους με τον πίνακα χρήσης από το Βήμα 1. Μην αποφασίζετε μόνο με βάση τιμοκαταλόγους.
Βήμα 5: Καθαρίστε με ασφάλεια
Μόλις ξέρετε ποιες θέσεις θα αφαιρέσετε ή θα αλλάξετε, προσέξτε τη σειρά των ενεργειών:
- Μεταβιβάστε πριν αφαιρέσετε. Μεταφέρετε σε συνάδελφο τις ανοιχτές εγγραφές, ευκαιρίες, εργασίες, αιτήματα και προγραμματισμένους αυτοματισμούς του χρήστη.
- Ελέγξτε διασυνδέσεις και ροές εργασίας. Ορισμένες συνδέσεις και scripts τρέχουν με τον λογαριασμό συγκεκριμένου χρήστη. Αν τον αφαιρέσετε, μπορεί να σταματήσουν να λειτουργούν.
- Κρατήστε αντίγραφο αν το χρειάζεστε. Αν το email ή τα αρχεία ενός πρώην υπαλλήλου μπορεί να χρειαστούν αργότερα, φροντίστε να διατηρηθούν σύμφωνα με τις πολιτικές σας πριν κλείσει ο λογαριασμός.
- Αλλάξτε εκδόσεις την κατάλληλη στιγμή. Υποβαθμίσεις και μειώσεις θέσεων είναι συχνά απλούστερες στην ανανέωση, οπότε σχεδιάστε τις αλλαγές με βάση τον κύκλο χρέωσης.
Βήμα 6: Κάντε το συνήθεια
Ένας έλεγχος μένει χρήσιμος μόνο αν τα κενά δεν ξανανοίξουν. Δύο μικρές συνήθειες βοηθούν. Πρώτον, προσθέστε τις αλλαγές αδειών στις λίστες ελέγχου για όσους έρχονται και όσους φεύγουν, ώστε οι θέσεις να δίνονται και να ελευθερώνονται ως μέρος της κανονικής διαδικασίας. Δεύτερον, βάλτε στο ημερολόγιο έναν έλεγχο λίγες εβδομάδες πριν από κάθε ανανέωση, με αφετηρία τον πίνακα του Βήματος 1. Ορίστε ένα άτομο ως υπεύθυνο για τις συνδρομές Zoho, ώστε αυτές οι αποφάσεις να μη χάνονται ανάμεσα στα τμήματα.
Το πρακτικό συμπέρασμα
Η περισσότερη σπατάλη σε άδειες προέρχεται από λίγες απλές αιτίες: άτομα που έφυγαν, διπλούς λογαριασμούς και εκδόσεις που αγοράστηκαν για λειτουργίες που δεν χρησιμοποιεί κανείς. Ένας σύντομος, οργανωμένος έλεγχος πριν από την ανανέωση συνήθως τις εντοπίζει, και το ξεκαθάρισμα κάνει το σύστημά σας πιο εύκολο στη διαχείριση και φθηνότερο στη λειτουργία. Αν θέλετε μια ανεξάρτητη ματιά στη ρύθμισή σας, η υπηρεσία μας με συμβουλές για άδειες Zoho μπορεί να εξετάσει τις άδειές σας μαζί με τον τρόπο που δουλεύει πραγματικά η ομάδα σας.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχουμε τις άδειες Zoho;
Ένας πλήρης έλεγχος μία φορά τον χρόνο, ιδανικά λίγες εβδομάδες πριν από την ανανέωση, αρκεί για τις περισσότερες επιχειρήσεις. Προσθέστε έναν γρήγορο έλεγχο κάθε φορά που κάποιος έρχεται ή φεύγει, ώστε οι θέσεις να ανακατανέμονται ή να αφαιρούνται αμέσως αντί να συσσωρεύονται.
Αν απενεργοποιήσουμε έναν χρήστη, θα διαγραφούν τα δεδομένα του;
Η απενεργοποίηση χρήστη στο Zoho γενικά ελευθερώνει την άδεια και διατηρεί τις εγγραφές που δημιούργησε, αλλά η συμπεριφορά διαφέρει από εφαρμογή σε εφαρμογή. Πριν αφαιρέσετε κάποιον, μεταβιβάστε τις ανοιχτές εγγραφές, τις εργασίες και τους αυτοματισμούς του σε συνάδελφο και ελέγξτε πώς χειρίζεται η συγκεκριμένη εφαρμογή τους ανενεργούς χρήστες.
Είναι το Zoho One πάντα φθηνότερο από μεμονωμένες εφαρμογές;
Όχι πάντα. Εξαρτάται από το πόσες εφαρμογές χρησιμοποιεί πραγματικά η ομάδα σας και από πόσα άτομα. Μια επιχείρηση που βασίζεται σε μία ή δύο εφαρμογές μπορεί να εξυπηρετείται καλύτερα με μεμονωμένες συνδρομές, ενώ μια ομάδα που χρησιμοποιεί πολλές εφαρμογές σε διάφορα τμήματα μπορεί να κερδίσει από ένα πακέτο. Συγκρίνετε και τα δύο με την πραγματική χρήση.
Μπορούμε να υποβαθμίσουμε έκδοση στη μέση της σύμβασης;
Εξαρτάται από τον κύκλο χρέωσης και τους όρους της συνδρομής σας. Οι αλλαγές είναι συχνά πιο εύκολες στην ανανέωση, που είναι ένας ακόμη λόγος να κάνετε τον έλεγχο πριν από αυτή την ημερομηνία και όχι μετά.
Ποιος είναι ο κίνδυνος αν μειώσουμε υπερβολικά τις άδειες;
Αν οι άνθρωποι αρχίσουν να μοιράζονται κωδικούς για να γλιτώσουν θέσεις, χάνετε το σαφές αρχείο για το ποιος έκανε τι και αποδυναμώνετε την ασφάλεια. Στοχεύστε σε μία θέση για κάθε άτομο που χρειάζεται πραγματικά την εφαρμογή, και τίποτα παραπάνω.