מנויי Zoho כמעט אף פעם לא מתייקרים בן לילה. הם גדלים בשקט. נוסף רישיון לעובד חדש ואף אחד לא מסיר אותו כשהוא עוזב. נקנתה מהדורה גבוהה יותר בשביל יכולת אחת שבסוף אף אחד לא השתמש בה. אפליקציה נוספת נוסתה ונשארה פעילה. שנה אחר כך מגיע החידוש, ואף אחד כבר לא בטוח בשביל מה כל הרישיונות.
בדיקת רישיונות היא דרך פשוטה ובלי סיכון להחזיר את השליטה. היא לא מחייבת לשנות את הדרך שבה הצוות עובד. היא פשוט אומרת לוודא שכל רישיון, אפליקציה ומהדורה שאתם משלמים עליהם מצדיקים את מקומם. הנה דרך מעשית לעשות את זה.
שלב 1: רשמו כל מה שאתם משלמים עליו
מתחילים מהעובדות. מתוך דפי החיוב והניהול של Zoho, רשמו כל מנוי שיש לארגון: האפליקציה או החבילה, המהדורה, מספר הרישיונות, מחזור החיוב ומועד החידוש. אם יש לכם יותר מחשבון Zoho אחד, למשל חשבון שמחלקה או עובד לשעבר פתחו לפני שנים, כללו גם אותו. חשבונות כפולים הם מקור נפוץ לעלויות נסתרות.
רכזו הכול בטבלה פשוטה אחת. היא תהיה הבסיס לכל החלטה שתבוא אחר כך.
שלב 2: התאימו כל רישיון לאדם אמיתי
עכשיו ייצאו או עברו על רשימת המשתמשים בכל אפליקציה והשוו אותה לצוות הנוכחי. חפשו:
- עובדים שעזבו ועדיין מחזיקים רישיון. זה החיסכון הכי קל למצוא.
- חשבונות כלליים או משותפים, כמו “sales@” או “admin”, שתופסים רישיון מלא. בדקו אם הם עדיין נחוצים והאם הם צריכים להיות משתמש עם שם.
- משתמשים כפולים, כשלאותו אדם יש שני חשבונות עם כתובות מייל שונות.
- משתמשים לא פעילים. כשהאפליקציה מציגה את מועד הכניסה האחרון, סמנו את מי שלא נכנס הרבה זמן ושאלו אם הוא עדיין צריך גישה.
אל תסירו אף אחד בינתיים. המטרה בשלב הזה היא רשימה ברורה של רישיונות לבדיקה מול כל ראש צוות.
שלב 3: בדקו את המהדורה, לא רק את מספר הרישיונות
לשלם על המספר הנכון של אנשים במהדורה הלא נכונה זה בזבוז באותה מידה. אפליקציות כמו Zoho CRM מגיעות בכמה מהדורות, והגבוהות מוסיפות יכולות כמו אוטומציה מתקדמת, יותר התאמה אישית וניתוח נתונים מעמיק יותר. זה שווה אם משתמשים בזה.
שאלו כל צוות על אילו יכולות הוא סומך כל שבוע. אם אף אחד לא יכול לנקוב ביכולת שקיימת רק במהדורה הנוכחית, ייתכן שאפשר לרדת למהדורה נמוכה יותר. קורה גם ההפך: צוות עשוי להסתדר עם עקיפות ואקסלים כי היכולת שהוא צריך נמצאת במהדורה גבוהה יותר. לפעמים הצעד הנכון הוא לשדרג כמה משתמשים ולהוריד את השאר, כשהאפליקציה מאפשרת זאת.
וכשאתם כבר כאן, בדקו גם תוספות ולא רק רישיונות עיקריים. נפח אחסון נוסף, מודולים נוספים, קרדיטים להודעות או לשיחות ומשתמשי פורטל נקנים לא פעם לפרויקט מסוים ונשארים פעילים הרבה אחרי שהוא הסתיים. כל אחד מהם קטן לבד, אבל יחד הם יכולים להיות חלק מורגש מהחשבון.
שלב 4: התמונה הרחבה: חבילה או אפליקציות בודדות?
הרבה עסקים מתחילים עם אפליקציית Zoho אחת ומוסיפים עוד עם הזמן. בשלב מסוים כדאי לשאול אם חבילה כמו Zoho One מתאימה יותר מכמה מנויים נפרדים, או להפך.
חבילה יכולה להיות הגיונית כשהרבה אנשים משתמשים בכמה אפליקציות בכמה מחלקות. מנויים נפרדים יכולים להיות הגיוניים יותר כשרוב הצוות משתמש באפליקציה אחת או שתיים בלבד. ב-Zoho One יש גם מודלים שונים של רישוי, למשל לכל העובדים או רק למשתמשים נבחרים, אז קראו בעיון את התנאים העדכניים והשוו אותם לטבלת השימוש משלב 1. אל תחליטו רק לפי מחירונים.
שלב 5: עשו סדר בזהירות
ברגע שברור אילו רישיונות להסיר או לשנות, שימו לב לסדר הפעולות:
- מעבירים לפני שמסירים. העבירו לעמית את הרשומות הפתוחות, העסקאות, המשימות, הפניות והאוטומציות המתוזמנות של המשתמש.
- בדקו אינטגרציות ותהליכי עבודה. חלק מהחיבורים והסקריפטים רצים תחת החשבון של משתמש מסוים. הסרת המשתמש עלולה לעצור אותם.
- שמרו ייצוא אם צריך. אם ייתכן שתצטרכו בהמשך את המייל או הקבצים של עובד לשעבר, ודאו שהם נשמרים לפי המדיניות שלכם לפני שהחשבון נסגר.
- שנו מהדורות בזמן הנכון. הורדת מהדורה וצמצום רישיונות הם לרוב הכי פשוטים בזמן החידוש, אז תכננו את השינויים לפי מחזור החיוב.
שלב 6: הפכו את זה להרגל
בדיקה נשארת שימושית רק אם הפערים לא נפתחים מחדש. שני הרגלים קטנים עוזרים. ראשית, הוסיפו שינויי רישוי לרשימות הבדיקה של קליטת עובדים ועזיבתם, כך שרישיונות יוקצו וישוחררו כחלק מהתהליך הרגיל. שנית, קבעו ביומן בדיקה כמה שבועות לפני כל חידוש, עם הטבלה משלב 1 כנקודת פתיחה. הגדירו אדם אחד כאחראי על מנויי ה-Zoho, כדי שההחלטות האלה לא ייפלו בין הכיסאות.
השורה התחתונה
רוב הבזבוז ברישיונות נובע מכמה סיבות פשוטות: עובדים שעזבו, חשבונות כפולים ומהדורות שנקנו בשביל יכולות שאף אחד לא משתמש בהן. בדיקה קצרה ומסודרת לפני החידוש מוצאת אותן בדרך כלל, והסדר שנוצר הופך את המערכת לקלה יותר לניהול וגם לזולה יותר. אם תרצו מבט חיצוני על ההגדרות שלכם, שירות ייעוץ רישוי Zoho שלנו יכול לבדוק את הרישיונות שלכם לצד הדרך שבה הצוות באמת עובד.
שאלות נפוצות
כל כמה זמן כדאי לבדוק את רישיונות ה-Zoho?
בדיקה מלאה פעם בשנה, רצוי כמה שבועות לפני מועד החידוש, מספיקה לרוב העסקים. הוסיפו בדיקה קצרה בכל פעם שמישהו מצטרף או עוזב, כדי שרישיונות יוקצו מחדש או יוסרו מיד ולא יצטברו.
השבתת משתמש תמחק את הנתונים שלו?
השבתת משתמש ב-Zoho משחררת בדרך כלל את הרישיון ושומרת את הרשומות שהוא יצר, אבל ההתנהגות שונה מאפליקציה לאפליקציה. לפני שמסירים מישהו, העבירו את הרשומות הפתוחות, המשימות והאוטומציות שלו לעמית, ובדקו איך האפליקציה הספציפית מטפלת במשתמשים לא פעילים.
Zoho One תמיד זול יותר מאפליקציות בודדות?
לא תמיד. זה תלוי בכמה אפליקציות הצוות באמת משתמש ובכמה אנשים משתמשים בהן. עסק שנשען על אפליקציה אחת או שתיים עשוי להסתדר טוב יותר עם מנויים נפרדים, ואילו צוות שעובד עם הרבה אפליקציות בכמה מחלקות עשוי להרוויח מחבילה. השוו את שתי האפשרויות מול השימוש בפועל.
אפשר להוריד מהדורה באמצע תקופת ההתקשרות?
זה תלוי במחזור החיוב ובתנאי המנוי שלכם. שינויים הם לרוב הכי פשוטים בזמן החידוש, וזו עוד סיבה לבצע את הבדיקה לפני המועד הזה ולא אחריו.
מה הסיכון בקיצוץ יתר של רישיונות?
אם אנשים מתחילים לחלוק סיסמאות כדי לחסוך רישיונות, אתם מאבדים תיעוד ברור של מי עשה מה ומחלישים את האבטחה. כוונו לרישיון אחד לכל אדם שבאמת צריך את האפליקציה, ולא יותר.