Zoho-Abonnements werden selten über Nacht teuer. Sie wachsen leise. Für einen Neuzugang wird ein Platz angelegt und beim Austritt nie entfernt. Eine höhere Edition wird für eine Funktion gekauft, die am Ende niemand nutzt. Eine zweite App wird getestet und läuft dann einfach weiter. Ein Jahr später kommt die Verlängerung, und niemand weiß mehr genau, wofür all die Lizenzen sind.
Eine Lizenzprüfung ist ein einfacher, risikoarmer Weg, das wieder in den Griff zu bekommen. Ihr Team muss dafür nicht anders arbeiten. Es geht nur darum, zu prüfen, ob jeder Platz, jede App und jede Edition, die Sie bezahlen, ihren Preis wert ist. So gehen Sie praktisch vor.
Schritt 1: Erfassen Sie alles, wofür Sie zahlen
Beginnen Sie mit den Fakten. Notieren Sie aus den Abrechnungs- und Verwaltungsseiten von Zoho jedes Abonnement Ihrer Organisation: App oder Paket, Edition, Anzahl der Lizenzen, Abrechnungszeitraum und Verlängerungsdatum. Wenn Sie mehr als ein Zoho-Konto haben, etwa eines, das vor Jahren eine Abteilung oder ein ehemaliger Mitarbeiter angelegt hat, nehmen Sie es mit auf. Doppelte Konten sind eine häufige Quelle versteckter Kosten.
Fassen Sie alles in einer einfachen Tabelle zusammen. Sie ist die Grundlage für jede weitere Entscheidung.
Schritt 2: Ordnen Sie jeden Platz einer echten Person zu
Exportieren oder prüfen Sie anschließend die Nutzerliste jeder App und vergleichen Sie sie mit Ihrem aktuellen Team. Achten Sie auf:
- Ausgeschiedene mit aktiver Lizenz. Das sind die am leichtesten zu findenden Einsparungen.
- Allgemeine oder geteilte Konten wie „sales@“ oder „admin“, die einen vollen Platz belegen. Prüfen Sie, ob sie noch nötig sind und ob sie ein benannter Nutzer sein sollten.
- Doppelte Nutzer, bei denen dieselbe Person zwei Konten mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen hat.
- Inaktive Nutzer. Wo die App die letzte Anmeldung anzeigt, markieren Sie alle, die sich lange nicht angemeldet haben, und fragen Sie, ob sie den Zugang noch brauchen.
Entfernen Sie noch niemanden. Ziel dieses Schritts ist eine klare Liste von Plätzen, die Sie mit jeder Teamleitung besprechen.
Schritt 3: Prüfen Sie die Edition, nicht nur die Anzahl der Plätze
Für die richtige Zahl an Personen die falsche Edition zu bezahlen, ist genauso verschwenderisch. Apps wie Zoho CRM gibt es in mehreren Editionen, und die höheren bieten zusätzliche Funktionen wie erweiterte Automatisierung, mehr Anpassungsmöglichkeiten und tiefere Auswertungen. Das ist wertvoll, wenn Sie es nutzen.
Fragen Sie jedes Team, auf welche Funktionen es sich Woche für Woche verlässt. Kann niemand eine Funktion nennen, die es nur in Ihrer aktuellen Edition gibt, kommt vielleicht eine niedrigere infrage. Auch das Gegenteil kommt vor: Ein Team behilft sich mit Umwegen und Tabellen, weil die benötigte Funktion erst in einer höheren Edition steckt. Manchmal ist es richtig, einige Nutzer hochzustufen und die übrigen herabzustufen, sofern die App das zulässt.
Prüfen Sie dabei auch Zusatzoptionen, nicht nur die Hauptlizenzen. Zusätzlicher Speicher, weitere Module, Guthaben für Nachrichten oder Anrufe und Portalnutzer werden oft für ein bestimmtes Projekt gekauft und laufen weiter, lange nachdem es beendet ist. Einzeln ist das wenig, zusammen kann es einen spürbaren Teil der Rechnung ausmachen.
Schritt 4: Das große Ganze: Paket oder einzelne Apps?
Viele Unternehmen starten mit einer Zoho-App und ergänzen mit der Zeit weitere. Irgendwann lohnt sich die Frage, ob ein Paket wie Zoho One besser passt als mehrere einzelne Abos, oder umgekehrt.
Ein Paket kann sinnvoll sein, wenn viele Personen mehrere Apps über Abteilungen hinweg nutzen. Einzelabos können sinnvoller sein, wenn die meisten nur ein oder zwei Apps verwenden. Zoho One bietet zudem unterschiedliche Lizenzmodelle, etwa für alle Mitarbeitenden oder nur für ausgewählte Nutzer. Lesen Sie die aktuellen Bedingungen daher genau und vergleichen Sie sie mit Ihrer Nutzungstabelle aus Schritt 1. Entscheiden Sie nicht allein nach Preislisten.
Schritt 5: Sicher aufräumen
Sobald feststeht, welche Plätze Sie entfernen oder ändern, achten Sie auf die Reihenfolge:
- Erst übertragen, dann entfernen. Übertragen Sie offene Datensätze, Verkaufschancen, Aufgaben, Tickets und geplante Automatisierungen des Nutzers an eine Kollegin oder einen Kollegen.
- Prüfen Sie Integrationen und Workflows. Manche Verbindungen und Skripte laufen unter dem Konto eines bestimmten Nutzers. Wird dieser entfernt, funktionieren sie womöglich nicht mehr.
- Behalten Sie bei Bedarf einen Export. Wenn Postfach oder Dateien eines ehemaligen Mitarbeiters später noch gebraucht werden könnten, sorgen Sie gemäß Ihren Richtlinien für deren Aufbewahrung, bevor das Konto geschlossen wird.
- Ändern Sie Editionen zum richtigen Zeitpunkt. Herabstufungen und weniger Plätze sind oft zur Verlängerung am einfachsten, planen Sie die Änderungen also entlang Ihres Abrechnungszeitraums.
Schritt 6: Machen Sie es zur Gewohnheit
Eine Prüfung bleibt nur nützlich, wenn sich die Lücken nicht wieder öffnen. Zwei kleine Gewohnheiten helfen. Erstens: Nehmen Sie Lizenzänderungen in Ihre Checklisten für Ein- und Austritte auf, damit Plätze im normalen Ablauf vergeben und freigegeben werden. Zweitens: Tragen Sie einige Wochen vor jeder Verlängerung eine Prüfung in den Kalender ein, mit der Tabelle aus Schritt 1 als Ausgangspunkt. Benennen Sie eine Person als verantwortlich für Ihre Zoho-Abonnements, damit diese Entscheidungen nicht zwischen den Abteilungen verloren gehen.
Das Fazit für die Praxis
Die meiste Lizenzverschwendung hat wenige einfache Ursachen: Ausgeschiedene, doppelte Konten und Editionen, die für ungenutzte Funktionen gekauft wurden. Eine kurze, strukturierte Prüfung vor der Verlängerung findet sie meist, und das Aufräumen macht Ihr System nicht nur günstiger, sondern auch leichter zu verwalten. Wenn Sie einen unabhängigen Blick auf Ihre Einrichtung wünschen, prüft unsere Zoho Lizenzberatung Ihre Lizenzen im Abgleich mit der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams.
Häufige Fragen
Wie oft sollten wir unsere Zoho Lizenzen prüfen?
Für die meisten Unternehmen genügt eine vollständige Prüfung einmal im Jahr, idealerweise einige Wochen vor der Verlängerung. Ergänzen Sie eine kurze Kontrolle bei jedem Ein- und Austritt, damit Plätze sofort neu vergeben oder entfernt werden, statt sich anzusammeln.
Werden die Daten gelöscht, wenn wir einen Nutzer deaktivieren?
Das Deaktivieren eines Nutzers in Zoho gibt in der Regel die Lizenz frei und behält die von ihm angelegten Datensätze, das Verhalten unterscheidet sich aber je nach App. Übertragen Sie vor dem Entfernen offene Datensätze, Aufgaben und Automatisierungen an eine Kollegin oder einen Kollegen und prüfen Sie, wie die jeweilige App mit inaktiven Nutzern umgeht.
Ist Zoho One immer günstiger als einzelne Apps?
Nicht immer. Es hängt davon ab, wie viele Apps Ihr Team tatsächlich nutzt und wie viele Personen damit arbeiten. Ein Unternehmen, das sich auf ein oder zwei Apps stützt, fährt mit Einzelabos womöglich besser, während ein Team mit vielen Apps über mehrere Abteilungen von einem Paket profitieren kann. Vergleichen Sie beides mit Ihrer tatsächlichen Nutzung.
Können wir mitten in der Vertragslaufzeit eine Edition herabstufen?
Das hängt von Ihrem Abrechnungszeitraum und den Bedingungen Ihres Abos ab. Änderungen sind oft zur Verlängerung am einfachsten, ein weiterer Grund, die Prüfung vor diesem Termin durchzuführen und nicht danach.
Welches Risiko besteht, wenn wir zu viele Lizenzen streichen?
Wenn Mitarbeitende anfangen, Zugänge zu teilen, um Plätze zu sparen, verlieren Sie die Nachvollziehbarkeit, wer was getan hat, und schwächen Ihre Sicherheit. Ziel ist ein Platz pro Person, die die App wirklich braucht, und nicht mehr.