Μια απλή ρουτίνα ανά τρίμηνο για να καθαρίζετε τα δεδομένα του CRM σας

Κάθε CRM ξεκινά καθαρό. Μετά έρχεται η πραγματική ζωή. Δύο άνθρωποι καταχωρούν τον ίδιο πελάτη. Ευκαιρίες που πάγωσαν πριν από μήνες κάθονται ακόμη στο pipeline. Οι μισές επαφές δεν έχουν τηλέφωνο. Ένας πωλητής φεύγει, και οι εγγραφές του δεν ανήκουν σε κανέναν.

Τίποτα από αυτά δεν συμβαίνει σε μία μέρα, γι’ αυτό είναι εύκολο να το αγνοήσετε. Σιγά σιγά όμως, το CRM χάνει την εμπιστοσύνη της ομάδας. Οι αναφορές φαίνονται λάθος, οι προβλέψεις φαίνονται υπερβολικά αισιόδοξες, και οι άνθρωποι γυρίζουν στα δικά τους λογιστικά φύλλα. Μια σύντομη ρουτίνα κάθε τρίμηνο κρατά τα δεδομένα αρκετά καθαρά για να βασίζεστε σε αυτά. Ακολουθεί μια απλή ρουτίνα που μπορείτε να τρέξετε με τη δική σας ομάδα.

Πριν ξεκινήσετε

• Εξαγάγετε αντίγραφο ασφαλείας. Πριν συγχωνεύσετε ή κλείσετε οτιδήποτε, εξαγάγετε τις ενότητες που θα αγγίξετε. Αν κάτι πάει στραβά, μπορείτε να δείτε τι υπήρχε.
• Ορίστε υπεύθυνο. Ένας άνθρωπος τρέχει τη ρουτίνα και κρατά τη λίστα ελέγχου. Όλοι οι άλλοι βοηθούν με τις δικές τους εγγραφές.
• Βάλτε χρονικό όριο. Κλείστε μερικές σύντομες συνεδρίες τις δύο πρώτες εβδομάδες κάθε τριμήνου. Ένας καθαρισμός που δεν τελειώνει ποτέ δεν γίνεται ποτέ.
• Συμφωνήστε πρώτα τους κανόνες. Αποφασίστε τι σημαίνει «διπλότυπο», «παγωμένο» και «πλήρες» για την επιχείρησή σας πριν αρχίσει κανείς να αλλάζει εγγραφές.

Βήμα 1: Συγχωνεύστε τα διπλότυπα

Τα διπλότυπα χωρίζουν το ιστορικό ενός πελάτη στα δύο. Ένας πωλητής βλέπει τα μισά email, ένας άλλος τα υπόλοιπα, και κανείς δεν βλέπει την πλήρη εικόνα.

• Αναζητήστε διπλότυπα με βάση το email, το τηλέφωνο και την επωνυμία της εταιρείας. Τα περισσότερα CRM, μαζί και το Zoho CRM, έχουν ενσωματωμένα εργαλεία για να τα βρίσκετε και να τα συγχωνεύετε.
• Συμφωνήστε ποια εγγραφή κερδίζει. Συνήθως είναι αυτή με την περισσότερη δραστηριότητα ή την πιο πρόσφατη ενημέρωση.
• Συγχωνεύστε, μη διαγράφετε. Η συγχώνευση κρατά σημειώσεις, email και ευκαιρίες συνδεδεμένες με την εγγραφή που μένει.
• Προσέξτε τα σχεδόν διπλότυπα: «Παπαδόπουλος ΑΕ» και «Παπαδόπουλος Α.Ε.», ή τον ίδιο άνθρωπο με εταιρικό και προσωπικό email.

Βήμα 2: Αντιμετωπίστε τις παγωμένες ευκαιρίες

Οι παγωμένες ευκαιρίες κάνουν το pipeline σας να φαίνεται μεγαλύτερο απ’ ό,τι είναι. Κάνουν επίσης τους πωλητές σας να φαίνονται πιο απασχολημένοι απ’ ό,τι είναι.

• Τρέξτε μια αναφορά με ανοιχτές ευκαιρίες χωρίς δραστηριότητα για ένα διάστημα που ταιριάζει στον κύκλο πωλήσεών σας, και ευκαιρίες με ημερομηνία κλεισίματος που έχει ήδη περάσει.
• Στείλτε σε κάθε υπεύθυνο τη δική του λίστα. Εκείνος ξέρει ποιες ευκαιρίες είναι ζωντανές.
• Για κάθε ευκαιρία, ο υπεύθυνος επιλέγει μία από τρεις κινήσεις: την ενημερώνει με πραγματικό επόμενο βήμα και ημερομηνία, τη γυρίζει σε στάδιο καλλιέργειας ή την κλείνει ως χαμένη με αιτιολογία.
• Καταγράψτε τον λόγο απώλειας. Με τον καιρό, αυτοί οι λόγοι σας λένε περισσότερα για τη διαδικασία πωλήσεων από οποιαδήποτε πρόβλεψη.

Βήμα 3: Συμπληρώστε τα κενά πεδία

Δεν μετράει κάθε κενό πεδίο. Εστιάστε σε όσα χρησιμοποιεί πραγματικά η επιχείρησή σας για αναφορές, τμηματοποίηση και παρακολούθηση.

• Καταγράψτε τα λίγα πεδία που μετράνε πραγματικά, όπως πηγή, κλάδο, τηλέφωνο, email, αξία ευκαιρίας και στάδιο.
• Τρέξτε μια αναφορά με τις εγγραφές όπου αυτά τα πεδία είναι κενά.
• Συμπληρώστε ό,τι μπορείτε από email, υπογραφές και τις δικές σας σημειώσεις. Όπου το στοιχείο είναι άγνωστο, χρησιμοποιήστε μια σαφή τιμή όπως «Άγνωστο» αντί να το αφήσετε κενό, ώστε να φαίνεται το κενό.
• Αφαιρέστε ή κρύψτε πεδία που δεν χρησιμοποιεί κανείς. Λιγότερα πεδία σημαίνουν καλύτερα δεδομένα σε όσα μένουν.

Βήμα 4: Διορθώστε την ανάθεση

Κάθε εγγραφή πρέπει να έχει έναν σαφή υπεύθυνο που βρίσκεται ακόμη στην επιχείρηση. Εγγραφές χωρίς πραγματικό υπεύθυνο είναι εγγραφές που κανείς δεν παρακολουθεί.

• Βγάλτε αναφορά με εγγραφές που ανήκουν σε ανθρώπους που έφυγαν, σε κοινόχρηστους ή γενικούς χρήστες ή στον λογαριασμό του διαχειριστή.
• Αναθέστε τες σε ενεργά μέλη της ομάδας, ανά περιοχή, κλάδο ή μέγεθος πελάτη.
• Ενημερώστε τους νέους υπευθύνους. Μια σιωπηλή ανάθεση συχνά σημαίνει μια ξεχασμένη εγγραφή.
• Ελέγξτε ότι οι ανοιχτές εργασίες και υπενθυμίσεις μεταφέρθηκαν μαζί με τις εγγραφές, όχι μόνο οι ίδιες οι εγγραφές.

Βήμα 5: Μην αφήσετε την ακαταστασία να επιστρέψει

Ο καθαρισμός είναι η μισή δουλειά. Η άλλη μισή είναι να γίνει πιο δύσκολο να μπαίνουν κακά δεδομένα.

• Υποχρεωτικά πεδία στις φόρμες που μετράνε, αλλά μόνο για τα πεδία που πραγματικά χρειάζεστε.
• Λίστες επιλογών αντί για ελεύθερο κείμενο για πράγματα όπως πηγή, κλάδος και λόγος απώλειας.
• Έλεγχος διπλοτύπων κατά την καταχώριση, ώστε το CRM να προειδοποιεί πριν δημιουργηθεί δεύτερη εγγραφή.
• Κανόνες επικύρωσης για μορφές όπως αριθμοί τηλεφώνου και διευθύνσεις email.
• Αυτόματη καταγραφή από φόρμες ιστότοπου, email και κλήσεις, ώστε λιγότερες εγγραφές να πληκτρολογούνται με το χέρι.
• Ειδοποιήσεις για ανενεργές ευκαιρίες, ώστε οι υπεύθυνοι να ενημερώνονται πριν μια ευκαιρία παγώσει.

Μια απλή λίστα ελέγχου για κάθε τρίμηνο

• Εξαγάγετε αντίγραφο ασφαλείας επαφών, λογαριασμών και ευκαιριών.
• Βρείτε και συγχωνεύστε τα διπλότυπα.
• Ελέγξτε τις ανοιχτές ευκαιρίες χωρίς πρόσφατη δραστηριότητα ή με ημερομηνία κλεισίματος που πέρασε.
• Συμπληρώστε ή σημειώστε τα κενά βασικά πεδία και κρύψτε όσα δεν χρησιμοποιεί κανείς.
• Αναθέστε ξανά εγγραφές που ανήκουν σε πρώην συνεργάτες ή γενικούς χρήστες.
• Ελέγξτε έναν κανόνα πρόληψης και βελτιώστε τον.
• Γράψτε τι αλλάξατε και τι μάθατε.

Συνηθισμένα λάθη

• Όλα σε ένα ηρωικό Σαββατοκύριακο. Μοιάζει παραγωγικό, αλλά η συνήθεια δεν χτίζεται ποτέ.
• Διαγραφή αντί για συγχώνευση. Χάνετε ιστορικό που μπορεί να χρειαστείτε αργότερα.
• Καθαρισμός των ευκαιριών άλλων για λογαριασμό τους. Οι υπεύθυνοι πρέπει να αποφασίζουν τι είναι ζωντανό. Αλλιώς οι ίδιες ευκαιρίες επιστρέφουν.
• Αγνόηση της αιτίας. Αν το ίδιο είδος ακαταστασίας εμφανίζεται ξανά και ξανά, διορθώστε τη φόρμα, την εισαγωγή ή τη διαδικασία που τη δημιουργεί.

Το πρακτικό συμπέρασμα

Ένα καθαρό CRM δεν είναι έργο μίας φοράς. Είναι μια σύντομη, βαρετή ρουτίνα που αποδίδει σε αναφορές που εμπιστεύεται η ομάδα και σε παρακολουθήσεις που γίνονται πραγματικά. Τρέξτε τα πέντε βήματα κάθε τρίμηνο, δώστε τη ρουτίνα σε έναν υπεύθυνο και προσθέστε έναν κανόνα πρόληψης κάθε φορά. Αν το CRM σας χρειάζεται κάτι περισσότερο από ένα συμμάζεμα, για παράδειγμα νέα δομή, καλύτερες φόρμες ή αυτόματη καταγραφή δεδομένων, η ομάδα μας για υλοποίηση Zoho CRM μπορεί να σας βοηθήσει να το ξαναστήσετε ώστε να μένει καθαρό από μόνο του.

Συχνές ερωτήσεις