שגרה רבעונית פשוטה לניקוי הנתונים ב-CRM שלכם

כל CRM מתחיל נקי. ואז מגיעים החיים. שני אנשים מזינים את אותו לקוח. עסקאות שנתקעו לפני חודשים עדיין יושבות בצנרת. לחצי מאנשי הקשר אין מספר טלפון. איש מכירות עוזב, והרשומות שלו לא שייכות לאף אחד.

שום דבר מזה לא קורה ביום אחד, ולכן קל להתעלם מזה. אבל לאט לאט הצוות מפסיק לסמוך על ה-CRM. הדוחות נראים לא נכונים, התחזיות נראות אופטימיות מדי, ואנשים חוזרים לגיליונות האקסל שלהם. שגרה קצרה בכל רבעון שומרת על הנתונים נקיים מספיק כדי שאפשר יהיה לסמוך עליהם. הנה שגרה פשוטה שאפשר להריץ עם הצוות שלכם.

לפני שמתחילים

• ייצאו גיבוי. לפני שמאחדים או סוגרים משהו, ייצאו את המודולים שתעבדו עליהם. אם משהו משתבש, תוכלו לבדוק מה היה שם.
• מנו אחראי. אדם אחד מריץ את השגרה ומחזיק את רשימת הבדיקה. כל השאר עוזרים עם הרשומות שלהם.
• קבעו מסגרת זמן. שריינו כמה ישיבות קצרות בשבועיים הראשונים של כל רבעון. ניקוי שאין לו סוף אף פעם לא נגמר.
• סכמו קודם את הכללים. החליטו מה זה ״כפילות״, ״תקוע״ ו״מלא״ בעסק שלכם לפני שמישהו מתחיל לשנות רשומות.

שלב 1: איחוד כפילויות

כפילויות מפצלות את ההיסטוריה של לקוח לשניים. איש מכירות אחד רואה חצי מהמיילים, אחר רואה את השאר, ואף אחד לא רואה את התמונה המלאה.

• חפשו כפילויות לפי כתובת מייל, מספר טלפון ושם חברה. לרוב מערכות ה-CRM, כולל Zoho CRM, יש כלים מובנים שמוצאים ומאחדים אותן.
• סכמו איזו רשומה מנצחת. בדרך כלל זו הרשומה עם הכי הרבה פעילות או העדכון האחרון.
• אחדו, אל תמחקו. איחוד שומר את ההערות, המיילים והעסקאות מחוברים לרשומה שנשארת.
• שימו לב לכמעט-כפילויות: ״כהן בע״מ״ ו״כהן בעמ״, או אותו אדם עם מייל של העבודה ומייל פרטי.

שלב 2: טיפול בעסקאות תקועות

עסקאות תקועות גורמות לצנרת להיראות גדולה יותר ממה שהיא. הן גם גורמות לאנשי המכירות להיראות עסוקים יותר ממה שהם.

• הריצו דוח של עסקאות פתוחות בלי פעילות לאורך תקופה שמתאימה למחזור המכירה שלכם, ושל עסקאות שתאריך הסגירה שלהן כבר עבר.
• שלחו לכל אחראי את הרשימה שלו. הוא יודע אילו עסקאות חיות.
• לכל עסקה, האחראי בוחר אחת משלוש פעולות: לעדכן אותה עם צעד הבא אמיתי ותאריך, להחזיר אותה לשלב טיפוח, או לסגור אותה כאבודה עם סיבה.
• תעדו את סיבת ההפסד. עם הזמן, הסיבות האלה מלמדות אתכם על תהליך המכירה יותר מכל תחזית.

שלב 3: השלמת שדות חסרים

לא כל שדה ריק חשוב. התמקדו בשדות שהעסק שלכם באמת משתמש בהם לדוחות, לפילוח ולמעקב.

• רשמו את השדות המעטים שבאמת חשובים, כמו מקור, תחום, טלפון, מייל, שווי עסקה ושלב.
• הריצו דוח של רשומות שבהן השדות האלה ריקים.
• השלימו מה שאפשר ממיילים, מחתימות ומההערות שלכם. כשהנתון לא ידוע, השתמשו בערך ברור כמו ״לא ידוע״ במקום להשאיר ריק, כדי שהפער יהיה גלוי.
• הסירו או הסתירו שדות שאף אחד לא משתמש בהם. פחות שדות פירושם נתונים טובים יותר בשדות שנשארים.

שלב 4: סידור האחריות

לכל רשומה צריך להיות אחראי אחד וברור שעדיין עובד בעסק. רשומות בלי אחראי אמיתי הן רשומות שאף אחד לא עוקב אחריהן.

• הפיקו דוח של רשומות ששייכות לעובדים שעזבו, למשתמשים משותפים או כלליים, או לחשבון המנהל.
• העבירו אותן לחברי צוות פעילים, לפי אזור, תחום או גודל לקוח.
• עדכנו את האחראים החדשים. העברה שקטה היא לא פעם רשומה שנשכחת.
• בדקו שגם המשימות והמעקבים הפתוחים עברו יחד עם הרשומות, ולא רק הרשומות עצמן.

שלב 5: למנוע מהבלגן לחזור

ניקוי הוא חצי מהעבודה. החצי השני הוא להקשות על נתונים גרועים להיכנס.

• שדות חובה בטפסים החשובים, אבל רק לשדות שבאמת צריך.
• רשימות בחירה במקום טקסט חופשי לדברים כמו מקור, תחום וסיבת הפסד.
• בדיקת כפילויות בזמן ההזנה, כדי שה-CRM יזהיר לפני שנוצרת רשומה שנייה.
• כללי אימות לפורמטים כמו מספרי טלפון וכתובות מייל.
• קליטה אוטומטית מטפסים באתר, ממיילים ומשיחות, כדי שפחות רשומות יוקלדו ידנית.
• התראות על עסקאות לא פעילות, כדי שהאחראים יקבלו תזכורת לפני שעסקה נתקעת.

רשימת בדיקה פשוטה לכל רבעון

• ייצאו גיבוי של אנשי קשר, חשבונות ועסקאות.
• מצאו ואחדו כפילויות.
• עברו על עסקאות פתוחות בלי פעילות אחרונה או עם תאריך סגירה שעבר.
• השלימו או סמנו שדות מפתח חסרים, והסתירו שדות שאף אחד לא משתמש בהם.
• העבירו רשומות ששייכות לעובדים לשעבר או למשתמשים כלליים.
• בדקו כלל מניעה אחד ושפרו אותו.
• כתבו מה שיניתם ומה למדתם.

טעויות נפוצות

• לעשות הכול בסוף שבוע הרואי אחד. זה מרגיש פרודוקטיבי, אבל ההרגל אף פעם לא נבנה.
• למחוק במקום לאחד. מאבדים היסטוריה שאולי תצטרכו בהמשך.
• לנקות לאחרים את העסקאות שלהם. האחראים צריכים להחליט מה חי. אחרת אותן עסקאות חוזרות.
• להתעלם מהסיבה. אם אותו סוג של בלגן חוזר שוב ושוב, תקנו את הטופס, הייבוא או התהליך שיוצר אותו.

השורה התחתונה

CRM נקי הוא לא פרויקט חד-פעמי. זו שגרה קצרה ומשעממת שמשתלמת בדוחות שהצוות סומך עליהם ובמעקבים שבאמת קורים. הריצו את חמשת השלבים כל רבעון, תנו לשגרה אחראי אחד והוסיפו כלל מניעה אחד בכל פעם. אם ה-CRM שלכם צריך יותר מסידור, למשל מבנה חדש, טפסים טובים יותר או קליטת נתונים אוטומטית, צוות הטמעת Zoho CRM שלנו יכול לעזור לכם לבנות אותו מחדש כך שיישאר נקי מעצמו.

שאלות נפוצות