Τα Blueprints του Zoho CRM με απλά λόγια: τι είναι, πότε βοηθούν και πότε εμποδίζουν

Οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν μια διαδικασία στα χαρτιά. Ένα νέο lead αξιολογείται, μετά γίνεται επικοινωνία, μετά στέλνεται πρόταση, μετά γίνεται follow-up. Στην πράξη, οι άνθρωποι παραλείπουν βήματα, ξεχνούν να συμπληρώσουν βασικά στοιχεία ή μεταφέρουν μια ευκαιρία κατευθείαν στο «κερδήθηκε» χωρίς τα απαραίτητα έγγραφα. Το CRM καταγράφει ό,τι του λένε οι άνθρωποι, όχι ό,τι πραγματικά συνέβη.

Η λειτουργία Blueprint του Zoho CRM υπάρχει για να κλείσει αυτό το κενό. Μετατρέπει μια διαδικασία από σύνολο καλών προθέσεων σε διαδρομή που πρέπει να ακολουθεί κάθε εγγραφή. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο όταν η διαδικασία είναι σαφής και σταθερή. Μπορεί όμως να γίνει και εκνευριστικό όταν δεν είναι. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι τα Blueprints, πότε βοηθούν και πότε εμποδίζουν.

Τι είναι στην πράξη ένα Blueprint

Το Blueprint είναι ένα οπτικό εργαλείο σχεδιασμού διαδικασιών μέσα στο Zoho CRM. Επιλέγετε μια ενότητα, όπως Leads, Ευκαιρίες ή Υποθέσεις, και ένα πεδίο λίστας επιλογής που αντιπροσωπεύει τη διαδικασία, όπως το στάδιο της ευκαιρίας ή την κατάσταση της υπόθεσης. Κάθε τιμή αυτού του πεδίου γίνεται μια κατάσταση. Στη συνέχεια σχεδιάζετε τις μεταβάσεις: τις επιτρεπτές κινήσεις από μια κατάσταση σε άλλη.

Κάθε μετάβαση ρυθμίζεται σε τρία μέρη:

• Πριν: ποιος επιτρέπεται να κάνει τη μετάβαση και υπό ποιες συνθήκες εμφανίζεται.
• Κατά τη διάρκεια: τι πρέπει να κάνει ο χρήστης για να την ολοκληρώσει, για παράδειγμα να συμπληρώσει συγκεκριμένα πεδία, να προσθέσει σημείωση, να επισυνάψει έγγραφο ή να τσεκάρει μια λίστα ελέγχου.
• Μετά: τι γίνεται αυτόματα μόλις ολοκληρωθεί, όπως αποστολή email, ενημέρωση πεδίων ή δημιουργία εργασίας.

Μόλις μια εγγραφή μπει σε Blueprint, οι χρήστες την προχωρούν πατώντας τα κουμπιά των μεταβάσεων, αντί να αλλάζουν ελεύθερα το πεδίο. Μπορείτε επίσης να ορίσετε χρονικά όρια για το πόσο θα μένει μια εγγραφή σε μια κατάσταση, με κλιμάκωση όταν το όριο ξεπεραστεί, και να προσθέσετε κοινές μεταβάσεις, όπως «χάθηκε» ή «σε αναμονή», που είναι διαθέσιμες από πολλές καταστάσεις ταυτόχρονα.

Πότε βοηθούν τα Blueprints

Τα Blueprints λάμπουν όταν μια διαδικασία έχει σαφή βήματα που πραγματικά πρέπει να γίνουν με τη σειρά. Τυπικά παραδείγματα:

• Παραδόσεις ανάμεσα σε ομάδες. Όταν οι πωλήσεις παραδίδουν μια κερδισμένη ευκαιρία στην υλοποίηση, το Blueprint μπορεί να απαιτεί το εύρος εργασιών, την ημερομηνία έναρξης και τις βασικές επαφές πριν επιτραπεί η παράδοση.
• Εγκρίσεις και έλεγχοι. Εκπτώσεις πάνω από ένα όριο, πιστωτικοί έλεγχοι ή έλεγχοι συμβολαίων μπορούν να μπουν ως βήματα που ολοκληρώνουν μόνο συγκεκριμένα άτομα.
• Συμμόρφωση και τήρηση αρχείων. Αν ορισμένα έγγραφα ή επιβεβαιώσεις πρέπει να υπάρχουν πριν ξεκινήσει η δουλειά, το Blueprint φροντίζει να υπάρχουν.
• Διαδικασίες εξυπηρέτησης και ένταξης πελατών. Οι υποθέσεις υποστήριξης και η ένταξη νέων πελατών ακολουθούν συνήθως καθορισμένα στάδια, που ταιριάζουν πολύ σε ένα Blueprint.
• Νέα μέλη της ομάδας. Ένα Blueprint δείχνει στους ανθρώπους ακριβώς τι ακολουθεί και τι αναμένεται, κάτι που συντομεύει την εκμάθηση.

Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, το όφελος είναι το ίδιο: τα στοιχεία που χρειάζεστε καταγράφονται τη στιγμή που είναι γνωστά, από τον άνθρωπο που τα γνωρίζει, και οι υπεύθυνοι μπορούν να εμπιστεύονται ό,τι τους δείχνει το CRM.

Πότε τα Blueprints γίνονται εμπόδιο

Η ίδια αυστηρότητα που κάνει τα Blueprints χρήσιμα μπορεί να γίνει βάρος. Προσέξτε τις εξής περιπτώσεις:

• Η διαδικασία αλλάζει ακόμη. Αν ακόμη ψάχνετε πώς πουλάτε, ένα Blueprint κλειδώνει μια υπόθεση. Κάθε αλλαγή σημαίνει επανασχεδιασμό.
• Η πραγματική διαδρομή δεν είναι γραμμική. Οι συμβουλευτικές πωλήσεις συχνά πηγαινοέρχονται. Αν το Blueprint δεν το επιτρέπει, οι άνθρωποι κολλάνε ή ψάχνουν παρακάμψεις.
• Πάρα πολλά υποχρεωτικά πεδία. Όταν κάθε μετάβαση απαιτεί μια μεγάλη φόρμα, οι άνθρωποι τη γεμίζουν με ό,τι τους βγάζει παρακάτω. Τα δεδομένα φαίνονται πλήρη, αλλά δεν είναι αξιόπιστα.
• Πάρα πολλές καταστάσεις. Ένα Blueprint με μια κατάσταση για κάθε μικρή ενέργεια γίνεται λαβύρινθος από κλικ, και οι χρήστες αρχίζουν να βλέπουν το CRM ως εμπόδιο.
• Μαζικές αλλαγές και εισαγωγές. Επειδή το πεδίο που κινεί το Blueprint ελέγχεται από τις μεταβάσεις του, η ενημέρωση πολλών εγγραφών μαζί χρειάζεται περισσότερο σχεδιασμό από ό,τι συνήθως.

Το προειδοποιητικό σημάδι είναι απλό: αν η ομάδα σας μιλά για το πώς θα «περάσει» το Blueprint, τότε δουλεύει εναντίον της και όχι υπέρ της.

Πώς να σχεδιάσετε ένα Blueprint που θα αποδεχτεί η ομάδα

• Χαρτογραφήστε τη διαδικασία με όσους κάνουν τη δουλειά. Σχεδιάστε την πρώτα σε χαρτί. Ρωτήστε τι πραγματικά συμβαίνει, όχι τι θα έπρεπε να συμβαίνει.
• Χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν λιγότερες καταστάσεις. Δημιουργήστε κατάσταση μόνο όπου αλλάζει κάτι ουσιαστικό, όπως μια παράδοση, μια έγκριση ή μια απόφαση του πελάτη.
• Ζητάτε μόνο ό,τι είναι γνωστό εκείνη τη στιγμή. Μην απαιτείτε την αξία του συμβολαίου στην πρώτη επαφή.
• Σχεδιάστε τις εξόδους. Προσθέστε κοινές μεταβάσεις για «χάθηκε», «σε αναμονή» ή «ακυρώθηκε», ώστε να μην εγκλωβίζεται κανείς.
• Δοκιμάστε πριν την ενεργοποίηση. Δοκιμάστε το σε sandbox ή με μια μικρή ομάδα, με πραγματικά παραδείγματα.
• Αξιολογήστε μετά από μερικές εβδομάδες. Δείτε πού κολλάνε οι εγγραφές και ρωτήστε τους χρήστες τι τους καθυστερεί.

Απλούστερες εναλλακτικές

Δεν χρειάζεται κάθε έλεγχος διαδικασίας ένα Blueprint. Αν χρειάζεστε απλώς να συμπληρώνεται σωστά ένα πεδίο, ένας κανόνας επικύρωσης μπορεί να αρκεί. Αν θέλετε να εμφανίζονται διαφορετικά πεδία ανάλογα με μια επιλογή, οι κανόνες διάταξης μπορούν να το κάνουν. Αν θέλετε να γίνεται κάτι αυτόματα όταν αλλάζει μια εγγραφή, ένας κανόνας ροής εργασίας είναι πιο ελαφρύς και συντηρείται πιο εύκολα. Πολλά καλά οργανωμένα Zoho CRM χρησιμοποιούν Blueprint για μία ή δύο κρίσιμες διαδικασίες και αυτά τα απλούστερα εργαλεία για όλα τα υπόλοιπα.

Το συμπέρασμα

Τα Blueprints είναι από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Zoho CRM όταν η διαδικασία είναι σαφής, σταθερή και πραγματικά διαδοχική. Κάνουν τις παραδόσεις αξιόπιστες και τα δεδομένα έμπιστα. Σε μια διαδικασία που ακόμη εξελίσσεται, ή όταν σχεδιάζονται με πάρα πολλά βήματα, καθυστερούν τους ανθρώπους και τους σπρώχνουν να δουλεύουν έξω από το CRM. Ξεκινήστε από τη διαδικασία, κρατήστε τον σχεδιασμό λιτό και αξιολογήστε τον μαζί με την ομάδα σας.

Αν σχεδιάζετε ένα νέο σύστημα ή θέλετε μια δεύτερη γνώμη για ένα υπάρχον, η υπηρεσία μας για υλοποίηση Zoho CRM καλύπτει τη χαρτογράφηση διαδικασιών, τον σχεδιασμό Blueprints και τις δοκιμές, ώστε το σύστημα να ταιριάζει στον τρόπο που πραγματικά δουλεύει η ομάδα σας.

Συχνές ερωτήσεις