Έτοιμοι connectors ή διασύνδεση κατά παραγγελία: πώς να αποφασίσετε

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις λειτουργούν με πολλά συστήματα: ένα CRM, ένα λογιστικό πρόγραμμα, μια πλατφόρμα email, ένα εργαλείο κρατήσεων, ίσως ένα ηλεκτρονικό κατάστημα. Αργά ή γρήγορα, κάποιος κουράζεται να αντιγράφει δεδομένα από το ένα στο άλλο και κάνει την προφανή ερώτηση: μπορούμε να τα συνδέσουμε;

Συνήθως υπάρχουν δύο τρόποι. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν έτοιμο connector, είτε ενσωματωμένο στα προϊόντα είτε από μια πλατφόρμα αυτοματισμού. Ή μπορείτε να χτίσετε μια διασύνδεση κατά παραγγελία, σχεδιασμένη γύρω από τα δικά σας συστήματα και κανόνες. Και οι δύο έχουν τη θέση τους. Το ζητούμενο είναι να ξέρετε ποια ταιριάζει στη συγκεκριμένη δουλειά, γιατί η λάθος επιλογή συνήθως κοστίζει αργότερα περισσότερο απ’ όσο εξοικονομεί στην αρχή.

Τι σημαίνει στην πράξη κάθε επιλογή

Ένας έτοιμος connector είναι μια προκατασκευασμένη σύνδεση ανάμεσα σε δύο προϊόντα. Συνδέεστε και στα δύο, επιλέγετε τι θα συγχρονίζεται, αντιστοιχίζετε μερικά πεδία και τον ενεργοποιείτε. Είναι γρήγορος, συνήθως προσιτός και δεν χρειάζεται προγραμματισμό. Το αντίτιμο είναι ότι παίρνετε τις επιλογές που αποφάσισε να προσφέρει ο κατασκευαστής του, και όχι πολλά περισσότερα.

Μια διασύνδεση κατά παραγγελία χτίζεται για τη δική σας περίπτωση. Μπορεί να ακολουθεί τους επιχειρηματικούς σας κανόνες, να μετασχηματίζει τα δεδομένα όπως τα χρειάζεστε, να χειρίζεται ασυνήθιστες περιπτώσεις και να συνδέει συστήματα για τα οποία δεν υπάρχει καθόλου έτοιμος connector. Το αντίτιμο είναι ο χρόνος, το κόστος και η ανάγκη για κάποιον που θα τη συντηρεί.

Καμία δεν είναι γενικά καλύτερη. Η σωστή απάντηση εξαρτάται από τέσσερις ερωτήσεις.

1. Πόσο αξιόπιστη πρέπει να είναι;

Ξεκινήστε ρωτώντας τι θα συμβεί αν η σύνδεση σταματήσει αθόρυβα να λειτουργεί για μία μέρα. Αν ένας νέος συνδρομητής του newsletter φτάσει στη λίστα σας μια μέρα αργότερα, κανείς δεν παθαίνει τίποτα. Αν τα εξοφλημένα τιμολόγια σταματήσουν να φτάνουν στο CRM και η ομάδα σας κυνηγά πελάτες που έχουν ήδη πληρώσει, αυτό είναι άλλη ιστορία.

Οι έτοιμοι connectors είναι συχνά απολύτως αξιόπιστοι για συνηθισμένες, απλές ροές. Η αδυναμία είναι συνήθως η ορατότητα: όταν κάτι αποτυγχάνει, το σφάλμα μπορεί να μείνει σε ένα αρχείο καταγραφής που δεν διαβάζει κανείς. Για ό,τι είναι σημαντικό, ελέγξτε πώς αναφέρονται οι αποτυχίες, αν οι εγγραφές που απέτυχαν ξαναδοκιμάζονται και αν μπορείτε να δείτε τι συγχρονίστηκε και τι όχι. Μια διασύνδεση κατά παραγγελία μπορεί να χτιστεί ώστε να ειδοποιεί το σωστό άτομο και να επανέρχεται χωρίς προβλήματα, αλλά μόνο αν αυτό αποτελεί μέρος των προδιαγραφών.

2. Πόσα δεδομένα, και πόσο συχνά;

Ο όγκος αλλάζει τα πάντα. Ένας connector που δουλεύει καλά για λίγες εγγραφές την ημέρα μπορεί να επιβραδυνθεί, να φτάσει σε όρια χρήσης ή να γίνει ακριβός όταν μεταφέρετε χιλιάδες εγγραφές ή όταν οι αλλαγές πρέπει να εμφανίζονται σε δευτερόλεπτα αντί για λεπτά.

Σκεφτείτε πού θα βρίσκεστε σε έναν ή δύο χρόνους, όχι μόνο σήμερα. Δείτε πώς τιμολογείται ο connector: ανά εργασία, ανά εγγραφή ή ανά μήνα. Ελέγξτε και τα όρια των συστημάτων στις δύο άκρες, γιατί οι περισσότερες πλατφόρμες περιορίζουν πόσα αιτήματα μπορεί να κάνει άλλο λογισμικό. Μια διασύνδεση κατά παραγγελία μπορεί να ομαδοποιεί εγγραφές, να προγραμματίζει τις βαριές εργασίες εκτός ωραρίου και να αποφεύγει περιττές κλήσεις, κάτι που μετράει όταν ο όγκος μεγαλώνει.

3. Πόσες εξαιρέσεις έχει η διαδικασία σας;

Εδώ οι περισσότεροι connectors φτάνουν στα όριά τους. Η τυπική ροή, όπως «νέα επαφή στο σύστημα Α δημιουργεί επαφή στο σύστημα Β», είναι εύκολη. Οι πραγματικές επιχειρήσεις είναι γεμάτες εξαιρέσεις:

• Ο ίδιος πελάτης υπάρχει δύο φορές με ελαφρώς διαφορετικά email.
• Μια παραγγελία πρέπει να μοιραστεί σε δύο λογαριασμούς ή σε δύο τμήματα.
• Ένα πεδίο σημαίνει διαφορετικά πράγματα σε κάθε σύστημα ή χρησιμοποιεί διαφορετικές τιμές.
• Οι εγγραφές πρέπει να συγχρονίζονται μόνο όταν φτάσουν σε ένα συγκεκριμένο στάδιο, και να ενημερώνονται αντί να διπλασιάζονται όταν αλλάζουν.
• Διαγραφές, επιστροφές χρημάτων και ακυρώσεις πρέπει να αποτυπώνονται και στην άλλη πλευρά.

Αν η διαδικασία σας έχει μόνο μία ή δύο από αυτές, ένας connector με προσεκτική ρύθμιση μπορεί να τα βγάλει πέρα. Αν βρεθείτε να στήνετε μακριές αλυσίδες από παρακάμψεις, φίλτρα και χειροκίνητες διορθώσεις, αυτό είναι συνήθως το σήμα ότι μια διασύνδεση κατά παραγγελία θα ήταν απλούστερη και πιο αξιόπιστη.

4. Ποιος είναι ο ιδιοκτήτης;

Κάθε διασύνδεση χρειάζεται έναν υπεύθυνο, όπως κι αν έχει χτιστεί. Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Ποιος τη ρύθμισε και υπάρχει τεκμηρίωση; Οι connectors που δημιουργούνται με τον προσωπικό λογαριασμό ενός υπαλλήλου έχουν τη συνήθεια να χαλάνε όταν εκείνος φύγει.
• Πού βρίσκεται; Με έναν connector, η λογική βρίσκεται στην πλατφόρμα του προμηθευτή. Με μια διασύνδεση κατά παραγγελία, ο κώδικας και οι λογαριασμοί όπου τρέχει πρέπει να ανήκουν σε εσάς.
• Τι γίνεται όταν αλλάζει ένα σύστημα; Οι ενημερώσεις λογισμικού μπορούν να αλλάξουν πεδία και συμπεριφορά. Κάποιος πρέπει να το προσέξει και να προσαρμόσει.
• Μπορείτε να φύγετε; Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να εξαγάγετε τη ρύθμιση ή τον κώδικα, ώστε να μην είστε δεμένοι με έναν προμηθευτή.

Ένας απλός τρόπος να αποφασίσετε

Ως γενικός κανόνας, ένας έτοιμος connector ταιριάζει όταν η ροή είναι συνηθισμένη, ο όγκος μέτριος, οι εξαιρέσεις λίγες και μια μικρή καθυστέρηση ή μια περιστασιακή χειροκίνητη διόρθωση δεν θα έβλαπτε. Μια διασύνδεση κατά παραγγελία έχει νόημα όταν τα δεδομένα είναι κρίσιμα για την επιχείρηση, ο όγκος είναι μεγάλος ή αυξάνεται, η διαδικασία σας έχει πραγματικές εξαιρέσεις ή χρειάζεστε πλήρη έλεγχο του πώς συμπεριφέρεται η σύνδεση και σε ποιον ανήκει.

Πολλές επιχειρήσεις καταλήγουν με τα δύο: connectors για τις απλές ροές χαμηλού ρίσκου και μία ή δύο διασυνδέσεις κατά παραγγελία για τις διαδικασίες από τις οποίες εξαρτάται η επιχείρηση. Το να ξεκινήσετε με έναν connector είναι επίσης καλός τρόπος να μάθετε. Κρατήστε λίστα με τα σημεία όπου υστερεί, και θα έχετε σαφείς προδιαγραφές αν ποτέ χρειαστείτε κάτι φτιαγμένο στα μέτρα σας.

Το πρακτικό συμπέρασμα

Μην αποφασίζετε μόνο με βάση τον χρόνο εγκατάστασης. Ζυγίστε την αξιοπιστία, τον όγκο, τις εξαιρέσεις και την ιδιοκτησία, και είστε ειλικρινείς για το τι θα κόστιζε μια αποτυχία. Αν θέλετε μια δεύτερη γνώμη για το ποιες συνδέσεις σας πρέπει να μείνουν απλές και ποιες αξίζουν σωστή υλοποίηση, η ομάδα μας για διασύνδεση συστημάτων και ειδική ανάπτυξη λογισμικού μπορεί να σας βοηθήσει να τα χαρτογραφήσετε.

Συχνές ερωτήσεις