Στις περισσότερες αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις, οι πωλήσεις και τα οικονομικά ζουν σε διαφορετικούς κόσμους. Ευκαιρίες, προσφορές και συνομιλίες βρίσκονται στο CRM. Τιμολόγια, πληρωμές και φόροι βρίσκονται στο λογιστικό πρόγραμμα. Και κάπου στη μέση, κάποιος αντιγράφει τα ίδια στοιχεία πελάτη από τη μία οθόνη στην άλλη.
Αυτή η αντιγραφή προκαλεί περισσότερα προβλήματα απ’ όσα φαίνεται. Τα ονόματα γράφονται διαφορετικά σε κάθε σύστημα. Οι διευθύνσεις ενημερώνονται στο ένα αλλά όχι στο άλλο. Οι πωλήσεις δεν βλέπουν αν ένας πελάτης έχει πληρώσει πριν υποσχεθούν νέα δουλειά, και το λογιστήριο δεν βλέπει τι συμφωνήθηκε πριν εκδώσει το τιμολόγιο. Η σύνδεση των δύο συστημάτων το λύνει αυτό, αλλά μόνο αν αποφασίσετε συνειδητά τι συγχρονίζετε και γιατί.
Γιατί να τα συνδέσετε
Μια καλή διασύνδεση CRM και λογιστικού δεν αφορά τη μεταφορά όσο το δυνατόν περισσότερων δεδομένων. Αφορά το να έχει κάθε ομάδα την πληροφορία που χρειάζεται τη στιγμή που τη χρειάζεται, χωρίς να την ξαναπληκτρολογεί κανείς.
- Οι πωλήσεις θέλουν να ξέρουν αν ένας πελάτης έχει απλήρωτα τιμολόγια πριν προσφέρουν έκπτωση ή ξεκινήσουν νέο έργο.
- Το λογιστήριο θέλει σωστά στοιχεία τιμολόγησης και τη συμφωνημένη τιμή, ώστε τα τιμολόγια να φεύγουν σωστά από την πρώτη φορά.
- Η διοίκηση θέλει να βλέπει την πλήρη εικόνα, από την πρώτη επαφή μέχρι τα χρήματα στην τράπεζα, χωρίς να ενώνει υπολογιστικά φύλλα.
Αν έχετε στο μυαλό σας αυτές τις τρεις ανάγκες, οι περισσότερες αποφάσεις για το τι θα συγχρονιστεί γίνονται απλές.
Τι να συγχρονίσετε
Αυτά είναι τα στοιχεία που συνήθως αξίζουν τη θέση τους στη διασύνδεση:
- Καρτέλες πελατών. Όταν κλείνει μια ευκαιρία, η επωνυμία, η διεύθυνση τιμολόγησης, ο ΑΦΜ και ο υπεύθυνος τιμολόγησης πρέπει να δημιουργούνται ή να ενημερώνονται αυτόματα στο λογιστικό.
- Προϊόντα και υπηρεσίες. Κρατήστε έναν τιμοκατάλογο. Αποφασίστε ποιο σύστημα τον κατέχει και αφήστε το άλλο να διαβάζει από αυτόν, ώστε προσφορές και τιμολόγια να μη διαφωνούν ποτέ.
- Προσφορές και παραγγελίες σε τιμολόγια. Μια αποδεκτή προσφορά ή μια κερδισμένη ευκαιρία μπορεί να δημιουργεί πρόχειρο τιμολόγιο, έτοιμο για έλεγχο και αποστολή από το λογιστήριο.
- Κατάσταση τιμολογίων και πληρωμών πίσω στο CRM. Εστάλη, πληρώθηκε, ληξιπρόθεσμο. Οι πωλήσεις το βλέπουν στην καρτέλα του πελάτη χωρίς να μπαίνουν στο λογιστικό.
- Ανοιχτό υπόλοιπο. Ένα απλό σύνολο στην καρτέλα του πελάτη βοηθά όλους να κάνουν καλύτερες συζητήσεις.
Τι να μη συγχρονίσετε
Εξίσου σημαντικό είναι τι αφήνετε έξω. Ο υπερβολικός συγχρονισμός επιβραδύνει τα συστήματα, εκθέτει ευαίσθητα δεδομένα και δημιουργεί περισσότερα σημεία που μπορούν να χαλάσουν.
- Leads και υποψήφιοι πελάτες. Στο λογιστικό ανήκουν μόνο οι πελάτες που πληρώνουν. Αν στέλνετε κάθε lead, το γεμίζετε με επαφές που δεν θα λάβουν ποτέ τιμολόγιο.
- Λογιστικές εγγραφές και τραπεζικές κινήσεις. Το καθολικό ανήκει στο λογιστικό. Το CRM χρειάζεται το αποτέλεσμα, όχι κάθε γραμμή πίσω από αυτό.
- Υπολογισμοί φόρων. Αφήστε το λογιστικό να υπολογίζει τους φόρους. Αν αναπαράγετε τη λογική των φόρων στο CRM, σχεδόν σίγουρα θα καταλήξετε με δύο διαφορετικά σύνολα.
- Περιθώρια, κόστη και μισθοδοσία. Κρατήστε τα εκεί όπου μόνο οι σωστοί άνθρωποι μπορούν να τα δουν.
- Εσωτερικές σημειώσεις και ιστορικό συνομιλιών. Βοηθούν τις πωλήσεις, αλλά σπάνια ανήκουν σε μια οικονομική εγγραφή.
Αποφασίστε ποιο σύστημα έχει τον έλεγχο
Η πιο σημαντική απόφαση σχεδιασμού είναι η πηγή αλήθειας για κάθε δεδομένο. Για κάθε πεδίο που συγχρονίζετε, συμφωνήστε ποιο σύστημα το κατέχει και ποιο απλώς το λαμβάνει.
Ένας συνηθισμένος καταμερισμός είναι ο εξής: το CRM κατέχει τα στοιχεία επικοινωνίας και τις πληροφορίες της ευκαιρίας· το λογιστικό κατέχει αριθμούς τιμολογίων, ποσά, φόρους και κατάσταση πληρωμής. Όταν κάποιος πρέπει να αλλάξει μια διεύθυνση τιμολόγησης, την αλλάζει σε ένα σημείο και η διασύνδεση τη μεταφέρει.
Όπου χρειάζεστε πραγματικά αλλαγές και προς τις δύο κατευθύνσεις, καταγράψτε τον κανόνα για τις συγκρούσεις. Αν και τα δύο συστήματα αλλάξουν το ίδιο πεδίο πριν από έναν συγχρονισμό, ποιο υπερισχύει; Αν το αφήσετε ανοιχτό, τα δεδομένα αποκλίνουν σιγά σιγά χωρίς να το καταλάβει κανείς.
Συνηθισμένες παγίδες
Τα περισσότερα προβλήματα διασύνδεσης προέρχονται από μια σύντομη λίστα λαθών:
- Συγχρονισμός ακατάστατων δεδομένων. Αν το CRM έχει ήδη διπλούς πελάτες, η διασύνδεση θα τους αντιγράψει στο λογιστικό. Καθαρίστε πρώτα.
- Ταύτιση με βάση το όνομα. Οι επωνυμίες αλλάζουν και γράφονται λάθος. Ταυτίζετε τις εγγραφές με ένα σταθερό αναγνωριστικό, όπως έναν εσωτερικό κωδικό πελάτη ή τον ΑΦΜ, και αποθηκεύετε σε κάθε εγγραφή τον κωδικό του άλλου συστήματος.
- Αμφίδρομοι βρόχοι. Μια αλλαγή στο σύστημα Α ενημερώνει το Β, που ενημερώνει ξανά το Α. Σωστοί κανόνες συγχρονισμού το αποτρέπουν.
- Αγνόηση νομισμάτων και ρυθμίσεων φόρων. Αν τα δύο συστήματα χειρίζονται διαφορετικά τα νομίσματα, τις στρογγυλοποιήσεις ή τους κωδικούς φόρων, τα σύνολα δεν θα ταιριάζουν. Ευθυγραμμίστε τα πριν ξεκινήσετε.
- Αλλαγές σε τιμολόγια μετά τον συγχρονισμό. Συμφωνήστε πότε ένα τιμολόγιο κλειδώνει και πώς γίνονται οι διορθώσεις, για παράδειγμα με πιστωτικά.
- Σιωπηλές αποτυχίες. Οι διασυνδέσεις αποτυγχάνουν πότε πότε, για παράδειγμα όταν αλλάζει ένας κωδικός πρόσβασης ή λείπει ένα υποχρεωτικό πεδίο. Φροντίστε να ειδοποιείται κάποιος, ώστε τα λάθη να διορθώνονται και να μην ανακαλύπτονται μήνες αργότερα.
Μια λογική σειρά εργασιών
Αν σχεδιάζετε αυτό το έργο, μια πρακτική σειρά είναι: χαρτογραφήστε τη σημερινή διαδικασία από την ευκαιρία μέχρι την πληρωμή, καθαρίστε τα δεδομένα πελατών, συμφωνήστε την πηγή αλήθειας για κάθε πεδίο, ξεκινήστε με πελάτες και κατάσταση τιμολογίων και προσθέστε προϊόντα, προσφορές και πιο προχωρημένα στοιχεία όταν τα βασικά λειτουργούν ομαλά. Δοκιμάστε με πραγματικά παραδείγματα, και με τα δύσκολα, όπως έναν πελάτη με πολλές διευθύνσεις τιμολόγησης ή ένα μερικώς εξοφλημένο τιμολόγιο.
Το συμπέρασμα
Η σύνδεση του CRM με το λογιστικό σας πρόγραμμα καταργεί τη διπλή καταχώριση και δίνει σε πωλήσεις και λογιστήριο την ίδια εικόνα για κάθε πελάτη. Το μυστικό είναι η συγκράτηση: συγχρονίστε ό,τι χρειάζεται κάθε ομάδα, αφήστε τα υπόλοιπα εκεί όπου ανήκουν και αποφασίστε ξεκάθαρα ποιο σύστημα κατέχει ποια δεδομένα.
Αν θέλετε βοήθεια στον σχεδιασμό ή στην υλοποίηση της σύνδεσης, η ομάδα μας για διασύνδεση συστημάτων και ειδική ανάπτυξη λογισμικού μπορεί να χαρτογραφήσει τη διαδικασία σας, να προτείνει τη σωστή προσέγγιση και να στήσει έναν συγχρονισμό που θα εμπιστεύεται το προσωπικό σας.
Συχνές ερωτήσεις
Ο συγχρονισμός CRM και λογιστικού πρέπει να είναι μονόδρομος ή αμφίδρομος;
Αποφασίστε ανά πεδίο. Τα στοιχεία πελατών και ευκαιριών συνήθως ρέουν από το CRM προς το λογιστικό, ενώ η κατάσταση τιμολογίων και πληρωμών επιστρέφει πίσω. Ο πραγματικά αμφίδρομος συγχρονισμός στο ίδιο πεδίο είναι εφικτός, αλλά χρειάζεται σαφείς κανόνες για τις συγκρούσεις, οπότε χρησιμοποιήστε τον μόνο όπου τον χρειάζεστε πραγματικά.
Βλέπουν οι πωλητές οικονομικά στοιχεία μόλις συνδεθούν τα συστήματα;
Μόνο όσα επιλέξετε να τους δείξετε. Οι περισσότερες επιχειρήσεις μοιράζονται με τις πωλήσεις την κατάσταση τιμολογίων και τα ανοιχτά υπόλοιπα, ενώ τα αναλυτικά καθολικά, τα τραπεζικά στοιχεία και τα περιθώρια μένουν στο λογιστικό με πρόσβαση μόνο για το λογιστήριο.
Τι πρέπει να καθαρίσουμε πριν συνδέσουμε τα δύο συστήματα;
Πρώτα τις καρτέλες πελατών. Συγχωνεύστε τις διπλοεγγραφές, συμφωνήστε ενιαία μορφή ονομάτων και βεβαιωθείτε ότι κάθε πελάτης έχει τα αναγνωριστικά που θα χρησιμοποιήσει ο συγχρονισμός για να ταυτίσει τις εγγραφές. Μετά ευθυγραμμίστε προϊόντα, υπηρεσίες και ρυθμίσεις φόρων.
Χρειαζόμαστε ειδική ανάπτυξη ή αρκεί ένας έτοιμος connector;
Ένας έτοιμος connector συχνά αρκεί για τις βασικές ανάγκες, όπως ο συγχρονισμός πελατών και τιμολογίων. Η ειδική ανάπτυξη αξίζει όταν έχετε ιδιαίτερα βήματα έγκρισης, πολλές εταιρείες ή νομίσματα, ή κανόνες που ο connector δεν μπορεί να χειριστεί.