Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων υποψιάζονται ήδη ότι η αυτοματοποίηση θα μπορούσε να εξοικονομήσει χρόνο στην ομάδα τους. Το δύσκολο είναι να ξέρετε από πού να ξεκινήσετε. Ρωτήστε στο γραφείο και θα ακούσετε μια μεγάλη λίστα: τα τιμολόγια, οι υπενθυμίσεις, οι αναφορές, το υπολογιστικό φύλλο που κανείς δεν εμπιστεύεται. Αν προσπαθήσετε να τα διορθώσετε όλα μαζί, το έργο θα κολλήσει πριν κάποιος νιώσει διαφορά.
Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεστε ένα μεγαλεπήβολο σχέδιο ψηφιακού μετασχηματισμού. Χρειάζεστε μία καλά επιλεγμένη διαδικασία, σωστά αυτοματοποιημένη, που απελευθερώνει πραγματικές ώρες και αποδεικνύει ότι η ιδέα λειτουργεί. Αυτός ο οδηγός σας δείχνει πώς να βρείτε αυτή τη διαδικασία, ποια είδη εργασιών είναι συνήθως οι καλύτεροι υποψήφιοι και πώς να ξεκινήσετε από κάτι μικρό χωρίς να δημιουργήσετε νέο χάος.
Γιατί το σημείο εκκίνησης μετράει περισσότερο από το εργαλείο
Είναι δελεαστικό να ξεκινήσετε διαλέγοντας λογισμικό. Όμως σπάνια το εργαλείο κρίνει την επιτυχία ενός πρώτου έργου αυτοματοποίησης. Αυτό που μετράει είναι η διαδικασία που θα επιλέξετε. Αν ξεκινήσετε με κάτι που συμβαίνει δύο φορές τον χρόνο, αφορά πέντε τμήματα και δεν έχει συμφωνημένους κανόνες, ακόμη και η καλύτερη πλατφόρμα θα δυσκολευτεί. Αν ξεκινήσετε με κάτι βαρετό, συχνό και κατανοητό, σχεδόν οποιοδήποτε αξιοπρεπές εργαλείο θα φέρει γρήγορο αποτέλεσμα.
Ένα καλό πρώτο έργο χτίζει επίσης εμπιστοσύνη. Όταν η ομάδα σας δει μια κουραστική δουλειά να εξαφανίζεται από την εβδομάδα της, αρχίζει να προτείνει μόνη της την επόμενη. Αυτή η δυναμική αξίζει περισσότερο από οποιαδήποτε λίστα δυνατοτήτων.
Τα πέντε είδη επαναλαμβανόμενης δουλειάς που αξίζει να αυτοματοποιήσετε πρώτα
Στις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, οι καλύτεροι αρχικοί υποψήφιοι ανήκουν σε πέντε κατηγορίες.
1. Αντιγραφή δεδομένων από το ένα σημείο στο άλλο
Κάποιος διαβάζει ένα αίτημα από τη φόρμα της ιστοσελίδας και το πληκτρολογεί στο CRM. Κάποιος άλλος αντιγράφει στοιχεία παραγγελιών στο λογιστικό σύστημα. Η επαναπληκτρολόγηση είναι αργή και κάθε χειροκίνητη αντιγραφή είναι μια ευκαιρία για λάθος. Η σύνδεση των δύο συστημάτων ώστε τα δεδομένα να ρέουν μόνα τους είναι συχνά η απλούστερη και πιο ορατή επιτυχία.
2. Τακτικές ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις
Υπενθυμίσεις ραντεβού, ειδοποιήσεις τύπου «μόλις ήρθε νέος υποψήφιος πελάτης», υπενθυμίσεις για ληξιπρόθεσμα τιμολόγια, follow-up όταν μια προσφορά μένει αναπάντητη. Αυτά τα μηνύματα ακολουθούν προβλέψιμους κανόνες, άρα είναι ιδανικά για αυτοματοποίηση. Οι άνθρωποι σταματούν να ξεχνούν και οι πελάτες έχουν σταθερή εμπειρία.
3. Έγγραφα που δημιουργούνται από πρότυπα
Προσφορές, προτάσεις, συμβάσεις, πακέτα καλωσορίσματος και λίστες ενσωμάτωσης ξεκινούν συχνά ως αντίγραφο του προηγούμενου, διορθωμένο με το χέρι. Η δημιουργία τους από πρότυπο με δεδομένα που ήδη έχετε εξοικονομεί χρόνο και εξαλείφει τον κίνδυνο να στείλετε σε έναν πελάτη τα στοιχεία κάποιου άλλου.
4. Ταξινόμηση και δρομολόγηση εισερχόμενων αιτημάτων
Τα κοινόχρηστα inbox, οι φόρμες επικοινωνίας και τα τηλεφωνικά μηνύματα χρειάζονται κάποιον να αποφασίσει ποιος θα τα χειριστεί. Όταν οι κανόνες είναι σαφείς (ερωτήσεις πωλήσεων στις πωλήσεις, τιμολόγια στο λογιστήριο, επείγοντα θέματα στον υπεύθυνο βάρδιας), η δρομολόγηση μπορεί να γίνεται αυτόματα. Εδώ η AI είναι πραγματικά χρήσιμη, γιατί μπορεί να διαβάσει ένα μήνυμα ελεύθερου κειμένου και να καταλάβει τι αφορά.
5. Ενημερώσεις κατάστασης και αναφορές που συντάσσονται με το χέρι
Αν κάποιος περνά το πρωί της Δευτέρας μαζεύοντας αριθμούς σε ένα υπολογιστικό φύλλο για την εβδομαδιαία σύσκεψη ή απαντά ένα ένα σε email «πού είναι η παραγγελία μου;», αυτός είναι ισχυρός υποψήφιος. Τα dashboards και τα αυτόματα μηνύματα κατάστασης μετατρέπουν ώρες συλλογής σε λεπτά ανάγνωσης.
Πώς να εντοπίσετε τη σωστή διαδικασία στη δική σας επιχείρηση
Για μία εβδομάδα, ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να σημειώνει τις εργασίες που μοιάζουν επαναλαμβανόμενες. Τίποτα επίσημο, μια κοινή σημείωση αρκεί. Στο τέλος της εβδομάδας, δείτε τη λίστα και κάντε πέντε ερωτήσεις για κάθε εργασία:
- Πόσο συχνά συμβαίνει; Καθημερινά ή εβδομαδιαία είναι καλύτερο από μηνιαία.
- Πόσο χρόνο παίρνει κάθε φορά; Μικρές εργασίες που γίνονται πολλές φορές αθροίζονται γρήγορα.
- Είναι σαφείς οι κανόνες; Αν δύο άνθρωποι θα την χειρίζονταν με δύο διαφορετικούς τρόπους, συμφωνήστε πρώτα τους κανόνες.
- Πόσο κοστίζει ένα λάθος; Λάθη που ενοχλούν πελάτες ή καθυστερούν πληρωμές ανεβάζουν μια εργασία στη λίστα.
- Ποιος θα το καταλάβει όταν εξαφανιστεί; Διαλέξτε κάτι που θα νιώσει η ομάδα σας, όχι απλώς κάτι που φαίνεται καλό στα χαρτιά.
Η εργασία που σκοράρει ψηλά σε συχνότητα, σαφείς κανόνες και ορατή ταλαιπωρία είναι συνήθως το σημείο εκκίνησής σας.
Ξεκινήστε μικρά: ένα σχέδιο τεσσάρων βημάτων
- Διαλέξτε μία διαδικασία. Αντισταθείτε στα «αφού είμαστε εδώ, ας κάνουμε και…». Μπορείτε να την επεκτείνετε αργότερα.
- Χαρτογραφήστε τη όπως πραγματικά λειτουργεί σήμερα. Καθίστε με τον άνθρωπο που την εκτελεί και γράψτε κάθε βήμα, μαζί με τις «πατέντες». Συχνά θα βρείτε βήματα που απλώς μπορούν να καταργηθούν πριν αυτοματοποιηθεί οτιδήποτε.
- Αυτοματοποιήστε το βαρετό κομμάτι και κρατήστε ανθρώπινα σημεία ελέγχου. Αφήστε το σύστημα να μεταφέρει δεδομένα, να στέλνει μηνύματα και να δημιουργεί έγγραφα, αλλά κρατήστε έναν άνθρωπο υπεύθυνο για αποφάσεις που θέλουν κρίση, όπως την έγκριση μιας έκπτωσης ή την απάντηση σε ένα παράπονο.
- Μετρήστε πριν και μετά. Σημειώστε πόσο χρόνο παίρνει η εργασία και πόσο συχνά γίνονται λάθη σήμερα, και ελέγξτε ξανά μετά από μερικές εβδομάδες λειτουργίας της νέας εκδοχής.
Μόλις ο πρώτος αυτοματισμός σταθεροποιηθεί και η ομάδα τον εμπιστευτεί, προχωρήστε στο επόμενο στοιχείο της λίστας. Τα μικρά, σταθερά βήματα κερδίζουν ένα μεγάλο έργο που δεν ολοκληρώνεται ποτέ.
Παγίδες που πρέπει να προσέξετε
- Αυτοματοποίηση μιας προβληματικής διαδικασίας. Αν η χειροκίνητη εκδοχή είναι μπερδεμένη, η αυτοματοποιημένη θα είναι μπερδεμένη πιο γρήγορα. Διορθώστε πρώτα τη διαδικασία.
- Πάρα πολλά ασύνδετα εργαλεία. Κάθε νέα εφαρμογή προσθέτει κωδικούς, κόστος και ακόμη ένα σημείο όπου χάνονται δεδομένα. Προτιμήστε εργαλεία που συνεργάζονται με τα συστήματα που ήδη χρησιμοποιείτε.
- Κανένας υπεύθυνος. Κάποιος πρέπει να έχει την ευθύνη για κάθε αυτοματισμό, ώστε τα προβλήματα να εντοπίζονται και οι κανόνες να ενημερώνονται όταν αλλάζει η επιχείρηση.
- Ξεχασμένες εξαιρέσεις. Αποφασίστε τι γίνεται όταν λείπουν δεδομένα ή ένα αίτημα δεν ταιριάζει στους κανόνες. Συνήθως η απάντηση είναι: ειδοποιήστε έναν άνθρωπο.
- AI εκεί που αρκεί ένας απλός κανόνας. Η AI είναι ισχυρή για ακατάστατα δεδομένα, αλλά ένας σαφής κανόνας είναι φθηνότερος, γρηγορότερος και ελέγχεται πιο εύκολα.
Το πρακτικό συμπέρασμα
Δεν χρειάζεται να αυτοματοποιήσετε τα πάντα. Βρείτε μία συχνή εργασία με σαφείς κανόνες που η ομάδα σας αντιπαθεί, χαρτογραφήστε τη με ειλικρίνεια, αυτοματοποιήστε τα επαναλαμβανόμενα βήματα και αφήστε τις αποφάσεις κρίσης στους ανθρώπους. Μετά μετρήστε το αποτέλεσμα και επαναλάβετε. Αν θέλετε βοήθεια για να επιλέξετε και να υλοποιήσετε αυτό το πρώτο έργο, η ομάδα μας για αυτοματοποίηση διαδικασιών με AI μπορεί να χαρτογραφήσει τις διαδικασίες σας μαζί σας και να προτείνει από πού να ξεκινήσετε. Ή απλώς κλείστε δωρεάν συμβουλευτική και φέρτε τη λίστα σας.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η καλύτερη πρώτη διαδικασία για αυτοματοποίηση σε μια μικρή επιχείρηση;
Διαλέξτε κάτι που γίνεται συχνά, ακολουθεί σαφείς κανόνες και ενοχλεί όσους το κάνουν. Η μεταφορά αιτημάτων από τη φόρμα της ιστοσελίδας στο CRM, οι υπενθυμίσεις ραντεβού ή η δημιουργία προσφορών από πρότυπο είναι συνηθισμένες πρώτες επιλογές. Αποφύγετε σπάνιες, σύνθετες ή ευαίσθητες διαδικασίες για το πρώτο σας έργο.
Χρειάζομαι AI για να αυτοματοποιήσω τις διαδικασίες της επιχείρησής μου;
Όχι πάντα. Πολλοί χρήσιμοι αυτοματισμοί είναι απλοί κανόνες: όταν συμβεί αυτό, κάνε εκείνο. Η AI βοηθά όταν τα δεδομένα είναι ακατάστατα, για παράδειγμα όταν πρέπει να διαβάσει ελεύθερο κείμενο σε email, να συνοψίσει κλήσεις ή να ταξινομήσει αιτήματα με βάση το νόημα. Ξεκινήστε με κανόνες και προσθέστε AI εκεί που οι κανόνες δεν αρκούν.
Πόσο διαρκεί ένα πρώτο έργο αυτοματοποίησης;
Μια μεμονωμένη, σαφώς ορισμένη διαδικασία μπορεί συχνά να χαρτογραφηθεί, να υλοποιηθεί και να δοκιμαστεί σε ένα σύντομο έργο και όχι σε ένα μακρύ πρόγραμμα. Ο περισσότερος χρόνος συνήθως πηγαίνει στη συμφωνία για το πώς πρέπει να λειτουργεί η διαδικασία, γι’ αυτό χαρτογραφήστε τη μαζί με όσους την εκτελούν πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε υλοποίηση.
Πώς ξέρω αν ένας αυτοματισμός λειτουργεί;
Καταγράψτε πώς αποδίδει η διαδικασία πριν την αλλάξετε: πόσο χρόνο παίρνει, πόσο συχνά γίνονται λάθη και πόσο γρήγορα παίρνουν απάντηση οι πελάτες. Ελέγξτε τα ίδια στοιχεία λίγες εβδομάδες μετά την εφαρμογή και ρωτήστε την ομάδα αν η μέρα της έγινε πράγματι πιο εύκολη.